Kết thúc một email có lẽ khó hơn là bắt đầu nó. Bạn biết phải nói gì với người nhận, nhưng cách bạn kết thúc email của mình thực sự rất quan trọng vì bạn muốn để lại cho người nhận một lời nhắc nhở cuối cùng về điều bạn muốn từ email này và tạo ấn tượng lâu dài. Trong bài viết này, tôi sẽ nói về tất cả điều này và cách bạn có thể viết một email tốt, đặc biệt là làm thế nào để kết thúc một email theo cách tốt nhất có thể.
Kết thúc email là gì?
Kết thúc một email một cách hiệu quả thực sự rất quan trọng vì nó để lại ấn tượng lâu dài và có thể ảnh hưởng đến cách mà thông điệp của bạn được nhận. Dưới đây là những khía cạnh chính làm cho phần kết thúc email trở nên quan trọng:
Câu kết: Đây là phần tóm tắt hoặc nhận xét cuối cùng mà bạn đưa vào cuối email của mình. Nó rất quan trọng vì nó củng cố thông điệp chính hoặc ý định của bạn và để lại ấn tượng lâu dài cho người nhận. Một câu kết được viết tốt có thể tóm tắt các điểm chính của bạn, bày tỏ lòng biết ơn hoặc đặt kỳ vọng cho hành động tiếp theo.
Chữ ký: Chữ ký là từ hoặc cụm từ mà bạn sử dụng ngay trước tên của bạn trong một email. Nó là cách lịch sự và chuyên nghiệp để kết thúc thông điệp của bạn. Những chữ ký phổ biến bao gồm "Trân trọng," "Chân thành," "Thân ái," "Cảm ơn," và các biến thể của chúng. Việc chọn một chữ ký phù hợp phụ thuộc vào tông điệu và tính chính thức của email của bạn cũng như mối quan hệ của bạn với người nhận.
Chữ ký: Chữ ký của bạn trong một email thường bao gồm tên, chức danh công việc, thông tin liên lạc và đôi khi là các chi tiết cá nhân bổ sung như trang web công ty hoặc hồ sơ mạng xã hội của bạn. Nó cung cấp bối cảnh cần thiết về bạn và cách mà người nhận có thể liên lạc với bạn nếu họ cần thêm thông tin hoặc muốn phản hồi. Việc bao gồm chữ ký đảm bảo sự rõ ràng và tính chuyên nghiệp trong giao tiếp email của bạn.
Các Cách Kết Thúc Email Chuyên Nghiệp và Chung [Chính Thức]
Khi nói đến giao tiếp chuyên nghiệp, biết cách kết thúc một email một cách lịch sự và chuyên nghiệp là rất quan trọng. Một phần kết thúc email được viết tốt có thể để lại ấn tượng lâu dài và thiết lập tông điệu cho các tương tác trong tương lai. Là một người đã viết vô số email chuyên nghiệp, tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của khía cạnh thường bị bỏ qua này trong quy tắc giao tiếp email. Trong phần này, tôi sẽ thảo luận về các khía cạnh khác nhau của việc kết thúc một email, bao gồm các cụm từ kết thúc phù hợp, chữ ký và những điều cần lưu ý khác.
Khi nào chúng ta viết email chính thức?
Chúng ta viết email chính thức trong các môi trường chuyên nghiệp hoặc khi giao tiếp với những cá nhân mà chúng ta không quen biết nhiều. Tôi thường sử dụng tông giọng chính thức trong một số tình huống:
Đơn xin việc: Khi gửi thư xin việc hoặc theo dõi về đơn xin việc, một tông giọng chính thức là điều cần thiết để tạo ấn tượng đầu tiên tốt.
Giao tiếp kinh doanh: Dù là với khách hàng, đối tác tiềm năng, hay ban lãnh đạo cấp cao, email chính thức giúp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp.
Môi trường học thuật: Khi trao đổi với giáo sư, quản lý hoặc trong các cuộc thảo luận học thuật, tông giọng chính thức thường được mong đợi.
Yêu cầu chính thức hoặc khiếu nại: Khi liên lạc với các tổ chức hoặc cơ quan chính phủ, một email chính thức có thể đảm bảo rằng thông điệp của bạn được coi trọng.
Trong những tình huống này, việc biết cách kết thúc một email một cách chuyên nghiệp có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách mà thông điệp của bạn được nhận. Tôi luôn kiểm tra lại phần kết thúc của mình để đảm bảo nó phù hợp với tông điệu chung của email và truyền tải được mức độ tôn trọng thích hợp.
Nhưng một câu kết tốt cho một email là gì? Quan trọng hơn, làm thế nào để viết một phần kết thúc email hiệu quả? Điều này thường gây nhầm lẫn nếu bạn không biết mục đích của email và mối quan hệ của bạn với người nhận.
Một phần kết thúc email tốt bao gồm một câu kết mạnh mẽ theo sau bởi một chữ ký. Hãy xem một số ví dụ của mỗi yếu tố để hiểu cách hai yếu tố này hoạt động trong một phần kết thúc email.
5 Câu Kết Tốt Nhất
Để kết thúc một email một cách chuyên nghiệp, tôi luôn chắc chắn bao gồm một câu kết tóm tắt điểm chính hoặc thúc đẩy hành động tiếp theo. Hãy cùng xem 5 câu kết tốt nhất cho email chính thức:
"Xin hãy giữ cho tôi được thông báo..."
Câu kết này rất tốt khi bạn đang yêu cầu cập nhật hoặc tiếp tục giao tiếp. Ví dụ:
"Xin hãy giữ cho tôi được thông báo về bất kỳ phát triển nào liên quan đến thời gian của dự án."
Câu này lịch sự yêu cầu người nhận duy trì liên lạc và chia sẻ thông tin liên quan, điều này đặc biệt hữu ích trong các mối quan hệ chuyên nghiệp hoặc dự án đang diễn ra.
"Tôi sẽ rất biết ơn nếu..."
Câu này là một cách lịch sự để đưa ra yêu cầu hoặc bày tỏ lòng biết ơn. Ví dụ:
"Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể xem tài liệu đính kèm và cung cấp phản hồi của bạn trước thứ Sáu."
Câu kết này rõ ràng nêu rõ điều bạn cần từ người nhận trong khi vẫn giữ tông giọng lịch sự và chuyên nghiệp.
"Cảm ơn bạn đã xem xét."
Đây là một cách thể hiện lòng biết ơn đa năng và tôn trọng, đặc biệt hữu ích khi bạn đang đưa ra yêu cầu hoặc xin việc. Một ví dụ có thể là:
"Cảm ơn bạn đã xem xét. Tôi rất mong cơ hội thảo luận thêm về các phẩm chất của tôi."
Câu kết này cho thấy sự trân trọng thời gian và sự chú ý của người nhận, điều này có thể để lại ấn tượng tích cực.
"Tôi mong chờ được nghe tin từ bạn."
Câu kết này thể hiện sự mong đợi cho sự giao tiếp trong tương lai và có thể nhẹ nhàng thúc đẩy một phản hồi. Ví dụ:
"Tôi mong chờ được nghe tin từ bạn về các bước tiếp theo trong quá trình xin việc."
Câu này cho thấy bạn quan tâm đến việc tiếp tục cuộc trò chuyện và có thể đặc biệt hiệu quả trong các email theo dõi hoặc sau các buổi phỏng vấn.
"Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin."
Câu kết này cung cấp sự hỗ trợ và mở cửa cho giao tiếp tiếp theo. Một ví dụ có thể là:
"Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin về đề xuất của tôi."
Câu này cho thấy sự sẵn sàng của bạn để cung cấp thêm chi tiết hoặc giải thích, điều này có thể hữu ích trong các tình huống chuyên nghiệp phức tạp.
5 Chữ Ký Tốt Nhất
Sau câu kết, tôi sử dụng một chữ ký chính thức. Một số lựa chọn của tôi bao gồm:
Trân trọng
Thân ái
Chân thành
Kính gửi
Tôn trọng
Những chữ ký này phù hợp cho hầu hết các tình huống chính thức. Chúng thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp mà không quá thân mật. Sự lựa chọn giữa chúng thường phụ thuộc vào ngữ cảnh cụ thể và mối quan hệ của bạn với người nhận.
Hãy xem cách những chữ ký này có thể được sử dụng trong các dịp chính thức khác nhau:
Thư xin việc:
"Cảm ơn bạn đã xem xét đơn của tôi. Tôi mong chờ cơ hội thảo luận về cách mà kỹ năng của tôi phù hợp với nhu cầu của bạn.
Chân thành,
[Tên của bạn]"
Thư mời:
"Chúng tôi hy vọng bạn có thể tham gia sự kiện quan trọng này. Xin vui lòng xác nhận trước [ngày].
Trân trọng,
[Tên của bạn]"
Thư giới thiệu:
"Tôi hoàn toàn giới thiệu [Tên] cho vị trí này. Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin.
Trân trọng,
[Tên của bạn]"
Đề xuất kinh doanh:
"Tôi mong muốn thảo luận về đề xuất này một cách chi tiết hơn khi bạn thuận tiện.
Trân trọng,
[Tên của bạn]"
Theo dõi sau buổi phỏng vấn:
"Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã dành thời gian gặp tôi. Tôi rất háo hức về khả năng gia nhập đội ngũ của bạn.
Thân ái,
[Tên của bạn]"
Mẹo và thủ thuật khi viết phần kết thúc email chính thức:
Khi viết phần kết thúc email chính thức, tôi luôn nhớ những mẹo này:
Phù hợp với tình huống: Xem xét mục đích của email và mối quan hệ của bạn với người nhận. Một đơn xin việc có thể yêu cầu phần kết thúc khác với một thông tin kinh doanh thông thường.
Sử dụng câu kết chuyên nghiệp: Trước khi kết thúc, hãy bao gồm một câu tóm tắt điểm chính của bạn hoặc chỉ ra bước tiếp theo.
Chọn cách ký phù hợp: Hãy chọn những lựa chọn truyền thống, chuyên nghiệp như "Trân trọng," "Thân ái," hoặc "Kính gửi." Tránh những cách ký quá thân mật hoặc không chính thức trong các ngữ cảnh chính thức.
Bao gồm họ tên đầy đủ: Trong môi trường chuyên nghiệp, tốt nhất là ký tên bằng họ tên đầy đủ thay vì chỉ tên riêng.
Thêm thông tin liên lạc của bạn: Bao gồm chức vụ, tên công ty, số điện thoại và bất kỳ thông tin liên lạc nào khác dưới tên của bạn.
Kiểm tra cẩn thận: Các lỗi trong phần kết thúc email có thể để lại ấn tượng xấu. Luôn kiểm tra kỹ lưỡng để tránh lỗi chính tả hoặc vấn đề định dạng.
Kết thúc email thân thiện và không chính thức [Không chính thức]
Khi giao tiếp không chính thức, biết cách kết thúc một email một cách thân thiện và thoải mái có thể giúp củng cố mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, những phần kết thúc không chính thức có thể làm cho các thông điệp của bạn trở nên chân thật và dễ gần hơn, điều này thường được đánh giá cao trong các ngữ cảnh ít chính thức hơn.
Khi nào chúng ta viết email không chính thức?
Chúng ta thường viết email không chính thức khi giao tiếp với những người mà chúng ta quen biết tốt và có mối quan hệ thoải mái. Điều này bao gồm:
Các thành viên trong gia đình và bạn bè thân thiết
Đồng nghiệp lâu năm hoặc bạn bè trong công việc
Các thành viên trong câu lạc bộ xã hội hoặc sở thích
Các thành viên trong nhóm làm việc trong môi trường thoải mái
Trong những tình huống này, một tông giọng thân mật hơn không chỉ phù hợp mà còn thường được mong đợi. Nó giúp duy trì sự ấm áp và thân quen của mối quan hệ của bạn, ngay cả trong giao tiếp bằng văn bản.
5 cách kết thúc không chính thức được khuyến nghị
Bây giờ, hãy cùng khám phá một số cách kết thúc không chính thức được khuyến nghị cho các email:
Cảm ơn!
Cách ký đơn giản và thân thiện này rất hiệu quả khi bạn bày tỏ lòng biết ơn hoặc nhờ một điều gì đó. Ví dụ:
"Có thể gửi cho tôi công thức đó khi bạn có thời gian không? Cảm ơn!"
Chúc sức khỏe
Cách kết thúc vui vẻ này phổ biến cả trong tiếng Anh Anh và tiếng Anh Mỹ. Nó thân mật nhưng không quá quen thuộc, giúp linh hoạt cho nhiều mối quan hệ khác nhau:
"Rất mong được gặp lại bạn để uống cà phê vào tuần tới. Chúc sức khỏe!"
Giữ sức khỏe
Cách kết thúc này cho thấy bạn quan tâm đến sức khỏe của người nhận. Nó đặc biệt tốt để kết thúc cuộc trò chuyện một cách ấm áp:
"Hy vọng bạn sớm khỏe lại. Giữ sức khỏe nhé!"
Nói chuyện sau
Cách ký thân mật này ngụ ý về một cuộc trò chuyện đang diễn ra và rất phù hợp với những người mà bạn thường xuyên giao tiếp:
"Đó là tất cả cho bây giờ. Nói chuyện sau nhé!"
Chúc bạn tốt đẹp
Cách này là phiên bản rút gọn của "Chúc bạn mọi điều tốt đẹp" hoặc "Tất cả tốt đẹp nhất". Nó hơi chính thức hơn một chút so với các cách khác, nên phù hợp cho các tình huống nằm giữa thân mật và chuyên nghiệp:
"Hãy cho tôi biết bạn nghĩ gì về đề xuất nhé.
Chúc bạn tốt đẹp,
[Tên của bạn]"
Mẹo và thủ thuật khi viết phần kết thúc email không chính thức:
Dưới đây là một số điều cần nhớ khi viết phần kết thúc email không chính thức:
Sử dụng các câu kết thân thiện: Trước khi kết thúc, bạn có thể thêm một điểm nhấn cá nhân như "Hy vọng bạn có một cuối tuần tuyệt vời!" hoặc "Gửi lời hỏi thăm đến gia đình nhé!"
Lựa chọn cách ký không chính thức: Cảm thấy thoải mái khi sử dụng các lựa chọn thoải mái hơn như "Chúc sức khỏe," "Giữ sức khỏe," hoặc chỉ đơn giản là "Cảm ơn!"
Sử dụng tên riêng: Trong hầu hết các tình huống không chính thức, việc ký tên chỉ với tên riêng là hoàn toàn ổn.
Phù hợp với phong cách của người nhận: Chú ý đến cách người khác kết thúc email của họ và cân nhắc việc phản chiếu mức độ thân mật của họ.
Chú ý đến ngữ cảnh: Ngay cả trong các tình huống không chính thức, hãy cân nhắc nội dung của email của bạn. Nếu bạn đang thảo luận về một chủ đề nghiêm túc, phần kết thúc của bạn nên phản ánh điều đó.
Sử dụng WPS AI để hoàn thiện email của bạn
WPS Office cung cấp nhiều công cụ giúp việc viết email trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Cho dù bạn là người mới trong việc soạn thảo email hay chỉ muốn tiết kiệm thời gian, WPS Office có các tính năng được thiết kế để hỗ trợ bạn.
Mẫu sẵn có:
Khi sử dụng WPS Office, bạn có thể truy cập vào nhiều mẫu email được thiết kế sẵn dành cho nhiều nhu cầu khác nhau như đơn xin việc hoặc cập nhật khách hàng. Những mẫu này được tạo ra một cách cẩn thận để cung cấp một định dạng có cấu trúc giúp nâng cao sự rõ ràng và hiệu quả của email của bạn. Cho dù bạn đang liên hệ với nhà tuyển dụng tiềm năng hay giữ cho khách hàng được thông tin, những mẫu này giúp đơn giản hóa quy trình, đảm bảo rằng các thông điệp của bạn được trau chuốt và ấn tượng.
Kiểm tra ngữ pháp và cú pháp:
WPS Office có các công cụ tiên tiến vượt xa kiểm tra chính tả cơ bản. Nó kiểm tra ngữ pháp và cú pháp một cách cẩn thận, giúp bạn loại bỏ các lỗi và duy trì sự rõ ràng chuyên nghiệp trong email của bạn. Điều này đảm bảo rằng các thông điệp của bạn không chỉ không có lỗi mà còn truyền đạt ý tưởng của bạn một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
Hỗ trợ từ AI:
Sử dụng công nghệ AI tiên tiến, WPS Office cung cấp hỗ trợ thông minh trong việc soạn thảo email nhanh chóng. Tính năng AI gợi ý các cải tiến cho bản nháp email của bạn, giúp tinh chỉnh thông điệp của bạn để đảm bảo nó súc tích, mạch lạc và đạt tiêu chuẩn chuyên nghiệp. Cho dù bạn đang bị áp lực về thời gian hay muốn nâng cao chất lượng giao tiếp của mình, AI của WPS Office đảm bảo rằng email của bạn hiệu quả và để lại ấn tượng tích cực.
Câu hỏi thường gặp
1. Cách nào để kết thúc một email một cách chân thành?
Cách chân thành để kết thúc một email liên quan đến việc sử dụng một câu kết khuyến khích sự tham gia và bày tỏ lòng biết ơn. Dưới đây là bốn cách tiếp cận hiệu quả:
Giữ liên lạc với tôi: Nếu bạn muốn tiếp tục giao tiếp về một dự án, hãy nói rõ điều đó. Điều này thể hiện rằng bạn coi trọng ý kiến của người nhận.
Bày tỏ lòng biết ơn: Cảm ơn người nhận vì sự hỗ trợ của họ giúp củng cố mối quan hệ của bạn. Việc công nhận những nỗ lực trong tương lai của họ cũng có lợi, nhưng hãy cẩn thận không nên giả định quá nhiều.
Yêu cầu thông tin cụ thể: Nếu bạn cần một phản hồi trực tiếp, việc diễn đạt yêu cầu của bạn dưới dạng câu hỏi có thể nhấn mạnh nhu cầu của bạn về sự tham gia của họ.
Mời Phản Hồi: Khuyến khích người nhận chia sẻ suy nghĩ của họ cho thấy bạn coi trọng quan điểm của họ và thúc đẩy sự hợp tác.
2. Những sai lầm nào tôi nên tránh khi kết thúc một email?
Trong giao tiếp email chuyên nghiệp, rất quan trọng để tránh những sai lầm cụ thể có thể làm giảm uy tín của bạn. Dưới đây là những điểm quan trọng cần xem xét:
Ký Kết Thư Quá Thân Mật: Hãy cẩn thận khi sử dụng những câu kết thư thân mật. Điều này bao gồm những cụm từ quá tình cảm, tiếng lóng, hoặc chỉ đơn giản là tên của bạn hoặc một dấu gạch ngang trước đó.
Không Ký Kết Hoặc Chữ Ký: Bao gồm một câu kết và tên của bạn là điều quan trọng trong hầu hết các email chuyên nghiệp, ngay cả trong những cuộc trò chuyện đang tiếp diễn. Bỏ qua những điều này có thể được coi là bất lịch sự.
Chữ Ký Email Mặc Định: Nhiều chương trình email tạo ra một chữ ký mặc định thường bao gồm thiết bị hoặc hệ điều hành đang sử dụng. Thông tin này thường không hữu ích và có thể gợi ý rằng bạn thiếu nỗ lực. Hãy tùy chỉnh chữ ký của bạn với thông tin liên quan thay vì sử dụng mặc định.
Để Lại Ấn Tượng Bền Vững Với Email Của Bạn
Trong suốt sự nghiệp viết lách của tôi, tôi đã viết rất nhiều email và hợp tác rộng rãi với các biên tập viên. Tôi đã học được những điều tinh tế của việc kết thúc email hiệu quả, đảm bảo mỗi tin nhắn để lại ấn tượng bền vững. Tôi đã chia sẻ những mẹo toàn diện về việc làm chủ khía cạnh quan trọng này của giao tiếp và cách kết thúc một email.
Hãy nhớ rằng, với WPS Office trong tầm tay, bạn có thể nâng cao cách kết thúc email của mình lên tầm cao mới. Cho dù bạn đang hoàn tất một đề xuất, theo dõi một dự án, hay cảm ơn một khách hàng, WPS Office cung cấp các công cụ cần thiết để tạo ra một kết luận tuyệt vời. Tải xuống WPS Office hôm nay và xem cách nó có thể giúp bạn để lại ấn tượng bền vững với những người nhận.
