Đã có những lúc tôi bắt đầu một dự án với khách hàng, đảm bảo với họ rằng các cuộc thảo luận và công việc của chúng tôi sẽ được giữ bí mật. Tuy nhiên, tôi thường tự hỏi về tính bảo mật của chính các tài liệu, đặc biệt là trong quá trình chuyển giao. Với rất nhiều trường hợp vi phạm lòng tin ngày càng gia tăng, việc cân nhắc cách giữ an toàn cho thông tin nhạy cảm là rất quan trọng.
Nếu bạn có tài liệu muốn giữ bí mật giữa bạn và khách hàng, và bạn không muốn chúng rơi vào tay kẻ xấu, tôi ở đây để chia sẻ một số chiến lược hiệu quả. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn các biện pháp tốt nhất để chia sẻ tài liệu một cách an toàn, đảm bảo chúng chỉ đến được người nhận dự định.
Sử dụng WPS Office
Đầu tiên trong danh sách là ứng dụng bộ ứng dụng văn phòng miễn phí: WPS Office , cho phép bạn chia sẻ công việc của mình với người khác theo cách an toàn và được kiểm soát. Đối với những người thường xuyên chia sẻ công việc với khách hàng thông qua tài liệu, một số người thích truy cập trực tuyến trong khi những người khác thích nhận tệp để xem lại ngoại tuyến sau. Tôi đã chọn WPS Office làm giải pháp phù hợp với mình. WPS Office cung cấp các điều khiển cho phép bạn hạn chế những người có thể chỉnh sửa, xem hoặc chia sẻ tệp của mình, đảm bảo tính bảo mật cho nội dung của bạn để công việc, ý tưởng hoặc nghiên cứu của bạn có thể được chia sẻ một cách tự tin.
Về cách thức kiểm soát, khi sử dụng WPS Office, tôi có thể linh hoạt thiết lập quyền truy cập hạn chế khi chia sẻ tệp của mình và cũng chỉ định các mật khẩu khác nhau cho những người có thể xem hoặc sửa đổi nội dung trong tài liệu. Hơn nữa, không có giới hạn nào đối với bạn—cho dù bạn muốn chia sẻ tài liệu trực tuyến hay ngoại tuyến, WPS Office cung cấp các giải pháp đáp ứng cả hai nhu cầu của bạn theo cách an toàn và dễ sử dụng.
Tôi biết bạn đang tìm kiếm một trình xử lý văn bản cho phép bạn chia sẻ tài liệu của mình một cách an toàn, vậy tại sao lại bỏ lỡ ưu đãi tốt nhất, đặc biệt là khi nó miễn phí? Hãy cùng xem qua các điều khiển trong WPS Office cho phép bạn gửi tệp một cách an toàn và riêng tư.
Hạn chế chỉnh sửa trong tệp
Hạn chế chỉnh sửa là một tính năng tuyệt vời để kiểm soát mức độ truy cập mà bạn muốn có đối với tài liệu của mình khi chia sẻ ngoại tuyến thông qua WPS Office. Các điều khiển này có thể thay đổi tùy theo nhu cầu của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang làm một bài nghiên cứu và không muốn đồng nghiệp của mình thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với các phần Tiêu đề 3, bạn có thể dễ dàng thiết lập điều này thông qua tính năng "Hạn chế chỉnh sửa" trong WPS Office.
Hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể truy cập công cụ Hạn chế chỉnh sửa trong WPS Office để chia sẻ tài liệu của mình một cách an toàn:
Bước 1: Mở tài liệu bạn muốn chia sẻ bằng WPS Office.
Bước 2: Trong WPS Writer, chỉ cần vào tab "Review" và nhấp vào nút "Restrict Editing" nằm trong ribbon Review.
Tại thời điểm này, bạn sẽ thấy ngăn Restrict Editing mở ra ở phía bên phải của giao diện WPS Writer. Tại đây, bạn sẽ có hai tùy chọn chính để lựa chọn:
Kiểm soát giới hạn: Tùy chọn này cho phép bạn hạn chế người khác thực hiện thay đổi đối với các kiểu cụ thể. Ví dụ, bạn có thể ngăn người khác sửa đổi kiểu Tiêu đề 3 trong tài liệu của bạn.
Thiết lập Bảo vệ: Tùy chọn này cung cấp các cách bổ sung để bảo vệ tài liệu của bạn khỏi các chỉnh sửa không cần thiết. Bạn có thể chọn:
Đặt tài liệu ở chế độ chỉ đọc, ngăn chặn mọi thay đổi.
Cho phép theo dõi thay đổi để sau này bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi do người khác thực hiện.
Cho phép người khác bình luận về tài liệu mà không cần sửa đổi nội dung thực tế.
Cho phép người khác điền vào biểu mẫu mà không cần thay đổi định dạng hoặc nội dung.
Bước 3: Chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu bảo mật tài liệu của bạn trước khi chia sẻ.
Lưu ý: Nếu bạn chọn tùy chọn bảo vệ, bạn sẽ cần thiết lập mật khẩu để bật tính năng bảo vệ.
Sau khi bật chế độ Chỉnh sửa hạn chế, bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình với người khác một cách an toàn, vì nội dung của bạn được bảo mật.
Mã hóa tập tin
WPS Office cũng cho phép bạn mã hóa tài liệu của mình trước khi chia sẻ chúng với người khác. Điều này hạn chế truy cập trái phép, vì những người khác sẽ cần mật khẩu để xem tài liệu của bạn. Với các tùy chọn mã hóa nâng cao có sẵn, WPS Office đảm bảo tính bảo mật của tài liệu của bạn trong khi được chia sẻ với người khác. Sau đây là cách bạn có thể dễ dàng mã hóa tài liệu của mình bằng WPS Office:
Bước 1: Mở tài liệu trong WPS Office và nhấp vào nút "Menu" ở góc trên bên trái của giao diện WPS Writer.
Bước 2: Từ danh sách tùy chọn, chọn "Mã hóa tài liệu" rồi nhấp vào "Mã hóa" từ menu thả xuống.
Bước 3: Cửa sổ mã hóa sẽ mở ra. Tại đây, bạn có thể đặt mật khẩu để xem tài liệu và mật khẩu riêng để sửa đổi, giúp bạn kiểm soát và linh hoạt hơn.
Bước 4: Để biết thêm các tùy chọn mã hóa nâng cao, hãy cuộn sang phải và nhấp vào nút "Nâng cao" .
Bước 5: Chọn loại mã hóa bạn muốn cho tài liệu của mình, sau đó nhấp vào "OK".
Bước 6: WPS Office cũng cung cấp một số tùy chọn bảo mật, chẳng hạn như ẩn danh tính của bạn.
Bước 7: Sau khi xác nhận mã hóa tài liệu, bạn chỉ cần nhấp vào "OK".
Tài liệu của bạn hiện đã được mã hóa với sự trợ giúp của WPS Office. Nếu bạn đã thiết lập mã hóa nâng cao, điều này sẽ khiến các thực thể trái phép khó có thể giải mã dữ liệu được mã hóa, giúp bảo mật thông tin nhạy cảm khi chia sẻ tài liệu ngoại tuyến.
Chia sẻ tài liệu trực tuyến
Giống như các trình xử lý văn bản trực tuyến khác, WPS Office cũng cung cấp tùy chọn chia sẻ tài liệu của bạn trực tuyến, nhưng với các tính năng bổ sung như ngày hết hạn và khả năng vô hiệu hóa tải xuống. Các tính năng này giúp bạn kiểm soát tài liệu của mình tốt hơn khi chia sẻ chúng với người khác. Sau đây là cách bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình trực tuyến bằng WPS Office:
Bước 1: Mở tài liệu bạn muốn chia sẻ, sau đó chỉ cần nhấp vào nút "Chia sẻ" ở góc trên bên phải.
Bước 2: WPS Office cung cấp nhiều tùy chọn chia sẻ, nhưng hiện tại, chúng ta hãy sử dụng tùy chọn "Chia sẻ dưới dạng liên kết" để bạn có thể chia sẻ tài liệu trực tuyến.
Bước 3: Trong trường "Bất kỳ ai có liên kết" , hãy kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu của bạn. Nếu bạn muốn cho phép người khác chỉnh sửa tài liệu, hãy chọn "Chỉnh sửa" từ danh sách thả xuống hoặc đổi thành "Xem" để hạn chế chỉ xem.
Bước 4: Bạn cũng có thể vô hiệu hóa việc tải xuống bằng cách sử dụng nút chuyển đổi để ngăn việc tải xuống tài liệu của bạn.
Bước 5: Đặt giới hạn thời gian! Đặt ngày hết hạn cho liên kết cho phép bạn kiểm soát thời gian tài liệu sẽ được chia sẻ, điều này có thể hữu ích trong một số tình huống nhất định.
Điều tôi thích nhất ở WPS Office là ngay cả khi tôi đặt ngày hết hạn, tôi vẫn có thể chọn dừng chia sẻ liên kết. Tùy chọn này cho phép tôi ngắt quyền truy cập vào tài liệu của mình bất cứ khi nào tôi muốn.
Và phần tuyệt nhất là, khi bạn dừng liên kết, nó sẽ trở nên không hợp lệ. Khi bạn muốn chia sẻ lại tài liệu, một liên kết mới sẽ được tạo. Điều này thực sự hữu ích so với các công cụ khác mà liên kết vẫn giữ nguyên, nghĩa là nếu sau này bạn cho phép truy cập lại, bạn không cần phải tạo một tài liệu mới chỉ để có một liên kết mới—bạn có thể tạo ngay một liên kết mới để chia sẻ với một nhóm mới.
Sử dụng Google Docs
Một lựa chọn tuyệt vời khác để chia sẻ tài liệu trực tuyến là Google Docs, một công cụ miễn phí, dựa trên web cho phép bạn làm việc trên tài liệu của mình từ bất kỳ đâu. Với bộ nhớ đám mây tích hợp,
cộng tác liền mạch và đồng chỉnh sửa theo thời gian thực, Google Docs giúp bạn chia sẻ tệp của mình cực kỳ dễ dàng. Thêm vào đó, nó cung cấp nhiều tính năng kiểm soát truy cập khác nhau để đảm bảo bạn quản lý được những người có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu của mình.
Giới hạn quyền truy cập
Khi chia sẻ tệp trực tuyến, việc kiểm soát những người được quyền truy cập thường là mối quan tâm chính. Thông thường, khi tôi chia sẻ liên kết đến tác phẩm của mình, có nguy cơ liên kết đó được chuyển tiếp, khiến tôi không kiểm soát được. Google Docs giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn chỉ cấp quyền truy cập cho các địa chỉ email cụ thể hoặc danh sách email. Theo cách này, chỉ những người bạn đã chọn mới có thể xem tài liệu của bạn, đảm bảo rằng những người khác không thể truy cập, ngay cả khi họ có liên kết.
Sau đây là cách bạn có thể chia sẻ tài liệu với những cá nhân cụ thể bằng Google Docs:
Bước 1: Trong Google Docs, nhấp vào nút "Chia sẻ" nằm ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 2: Hộp thoại chia sẻ sẽ mở ra. Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ tài liệu vào hộp văn bản.
Bước 3: Bây giờ bạn có thể chọn mức độ truy cập mà bạn muốn cung cấp cho email hoặc danh sách email này. Nhấp vào menu thả xuống và chọn từ Người xem, Biên tập viên hoặc Người bình luận .
Bước 4: Bạn cũng có thể thêm tin nhắn để hướng dẫn hoặc cung cấp thông tin chi tiết về tài liệu.
Bước 5: Sau khi thiết lập quyền truy cập, hãy nhấp vào biểu tượng "Liên kết" để sao chép và chia sẻ liên kết hoặc nhấp vào nút "Gửi" để chia sẻ tài liệu trực tiếp.
Ngăn chặn việc in, chỉnh sửa và sao chép-dán (3 cấp độ truy cập)
Chia sẻ với Google Docs cho phép bạn đặt một số giới hạn nhất định về cách người khác có thể truy cập vào tệp của bạn. Hãy cùng xem cách bạn có thể điều chỉnh các mức truy cập này trước khi chia sẻ tài liệu của mình:
Bước 1: Nhấp vào nút "Chia sẻ" nằm ở góc trên bên phải màn hình để truy cập tùy chọn chia sẻ của Google Docs.
Bước 2: Trong phần "Truy cập chung" , hãy nhấp vào menu thả xuống để chọn một trong hai tùy chọn:
Quyền truy cập bị hạn chế: Quyền này cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát tài liệu và việc chia sẻ liên kết với người khác sẽ không cấp cho họ bất kỳ quyền truy cập nào.
Bất kỳ ai có liên kết: Với tùy chọn này, bạn có thể chọn mức độ truy cập mà bạn muốn cung cấp cho người khác.
Bước 3: Nếu bạn chọn "Bất kỳ ai có liên kết", hãy nhấp vào menu thả xuống để chọn cấp độ truy cập mà bạn muốn cung cấp:
Người xem: Người khác chỉ có thể xem nội dung của tài liệu.
Biên tập viên: Điều này cấp toàn quyền cho bất kỳ ai có liên kết để thực hiện thay đổi đối với tài liệu.
Người bình luận: Tính năng này cho phép người khác để lại bình luận trên tài liệu của bạn, rất hữu ích khi nhận phản hồi về, ví dụ, một bài nghiên cứu.
Bước 4: Sau khi thiết lập mức truy cập, hãy nhấp vào biểu tượng "Cài đặt" để áp dụng các biện pháp kiểm soát tiếp theo.
Bước 5: Trong cài đặt Google Docs, bạn có thêm hai tùy chọn để lựa chọn:
Tùy chọn 1: Cho phép những người khác có quyền "Biên tập viên" quản lý quyền chia sẻ.
Tùy chọn 2: Tùy chọn này cho phép những người có quyền "Xem" hoặc "Bình luận" tải xuống, in hoặc sao chép tài liệu.
Bước 6: Sau khi quyết định cấp độ truy cập, chỉ cần nhấp vào "Sao chép liên kết" để chia sẻ liên kết với người khác hoặc nhấp vào "Xong" để đóng hộp thoại chia sẻ.
Thêm ngày hết hạn
Trong khi chia sẻ tệp với các email cụ thể, bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn để giới hạn khung thời gian có thể truy cập Google Doc của bạn. Tính năng này có thể rất hữu ích, nhưng hiện tại, Google Docs chỉ cung cấp tính năng này cho các tài khoản công ty hoặc trường học đủ điều kiện. Vì vậy, nếu bạn có tài khoản công ty hoặc trường học, bạn có thể đặt ngày hết hạn bằng cách làm theo các bước sau:
Bước 1: Trong hộp thoại chia sẻ, nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu.
Bước 2: Bây giờ chỉ cần nhấp vào menu thả xuống và chọn tùy chọn "Thêm ngày hết hạn" .
Bước 3: Bạn sẽ thấy ngày và giờ hiển thị bên dưới trường email. Thay đổi ngày và giờ theo khung thời gian mà bạn muốn cấp quyền truy cập.
Bước 4: Bây giờ chỉ cần nhấp vào "Gửi" để chia sẻ tài liệu qua email hoặc nhấp vào "Sao chép liên kết" để chia sẻ tệp qua liên kết.
Google Docs là trình xử lý văn bản tôi thường dùng để chia sẻ tệp với người khác. Tuy nhiên, mặc dù nó cung cấp sự tiện lợi khi truy cập tài liệu của tôi ở bất kỳ đâu, nhưng nó có một số hạn chế, chẳng hạn như thiếu mã hóa và một số tính năng, như ngày hết hạn, bị giới hạn ở các loại tài khoản cụ thể.
Sử dụng phần mềm DRM để cải thiện bảo mật
Google Docs có những lo ngại về bảo mật vì nó không cung cấp giải pháp hoàn chỉnh để chia sẻ tài liệu; chúng có thể dễ dàng được chuyển tiếp đến những người nhận không mong muốn. Một cách an toàn hơn để bạn chia sẻ tài liệu của mình là sử dụng phần mềm DRM như Locklizard Safeguard. Safeguard là giải pháp quản lý quyền kỹ thuật số (DRM) sử dụng mã hóa, kiểm soát tài liệu và ứng dụng xem an toàn để ngăn chặn mọi hình thức chia sẻ trái phép. Lý do tôi thấy phần mềm Locklizard Safeguard hữu ích là các tính năng bảo mật tiên tiến cho phép chia sẻ tài liệu an toàn hơn.
Sử dụng Locklizard Safeguard để bảo vệ
Phương pháp đầu tiên của Locklizard Safeguard để cung cấp quyền truy cập cho người khác bao gồm lưu trữ và tải lên tệp trong hệ thống Locklizard Safeguard. Sau khi tài liệu của bạn được lưu trữ, bạn có thể chia sẻ với người khác. Sau đây là cách thức hoạt động:
Tệp PDF được bảo vệ của bạn được lưu trữ trên đĩa của bạn và một bản ghi tương ứng sẽ được tạo trong Hệ thống quản trị.
Đối với mỗi cá nhân cần truy cập vào tệp PDF được bảo vệ của bạn, bạn sẽ thiết lập một tài khoản người dùng.
Liên kết đến Viewer cùng với tệp giấy phép sẽ được tự động gửi qua email tới người dùng.
Sau khi Viewer được cài đặt và tệp giấy phép được kích hoạt (chỉ bằng cách nhấp vào tệp đó), tệp này sẽ bị khóa đối với thiết bị cụ thể đó và không thể kích hoạt ở nơi khác trừ khi bạn cấp quyền.
Bạn có toàn quyền kiểm soát những tài liệu được bảo vệ mà mỗi người dùng có thể truy cập thông qua Hệ thống quản trị.
Sau đó, bạn có thể chia sẻ các tài liệu được bảo vệ bằng DRM của mình bằng Google Docs.
Bước 1: Mở tài liệu của bạn trong Google Docs và nhấp vào menu Tệp ở góc trên cùng bên trái.
Bước 2: Sau đó, nhấp vào tùy chọn "Tải xuống" và chọn "Tài liệu PDF (.pdf)" để tải xuống Google Doc dưới dạng PDF.
Bước 3: Tìm tệp PDF đã tải xuống, nhấp chuột phải vào tệp đó và chọn "Tạo PDF bảo mật" từ các tùy chọn.
Bước 4: Tiếp theo, chọn các biện pháp kiểm soát DRM mà bạn muốn áp dụng bằng Safeguard Writer.
Lưu ý: Nếu bạn muốn được bảo vệ thêm, bạn có thể thêm hình mờ động hiển thị tên người dùng—điều này sẽ ngăn cản người khác chụp ảnh màn hình bằng thiết bị khác.
Bước 5: Nhấp vào “Xuất bản” để lưu tệp PDF được bảo mật vào máy tính của bạn. Thao tác này sẽ mã hóa tệp và tự động tạo bản ghi trong Hệ thống quản trị.
Bước 6: Tạo tài khoản người dùng cho mỗi người bạn muốn xem PDF được bảo vệ. Chỉ cần vào tab "Khách hàng" trong hệ thống quản trị và nhấp vào "Thêm".
Bước 7: Cấp quyền truy cập cho khách hàng bằng cách chọn tài liệu trong hệ thống quản trị và chỉ định các quyền mà bạn muốn họ có.
Bước 8: Để chia sẻ tệp PDF, hãy tải tệp đó lên Google Drive và nhấp vào biểu tượng chia sẻ.
Xem các tài liệu được Locklizard bảo vệ trong trình duyệt
Phiên bản máy tính để bàn Locklizard Safeguard an toàn nhưng là một quá trình dài và mục đích của nó là bảo vệ các tài liệu cực kỳ nhạy cảm. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu của mình với mức độ bảo mật thấp hơn nhưng kiểm soát tốt hơn Google Docs, Locklizard cũng cung cấp giải pháp dựa trên web. Sau đây là cách thức hoạt động:
Bước 1: Để kích hoạt trình xem web Locklizard Safeguard sau khi bảo mật tài liệu của bạn, chỉ cần chọn “Bảo vệ trên WEB…” từ cửa sổ “Trạng thái bảo vệ” .
Bước 2: Hoặc bạn có thể khởi chạy ứng dụng xuất bản web, chọn tài liệu bạn muốn tải lên trình xem web trên nền tảng đám mây, sau đó nhấp vào “Xuất bản tất cả”.
Bước 3: Để cấp quyền truy cập trình xem web cho khách hàng, hãy chọn mũi tên chi tiết hơn bên cạnh tên của họ trong tab Khách hàng của cổng thông tin quản trị.
Bước 4: Sau đó, tích vào ô “Enabled” bên dưới “Web Viewer” và gửi cho họ thông tin đăng nhập.
Chuyển đổi sang PDF có giới hạn
Một cách khác để chia sẻ tài liệu an toàn với người khác là chuyển đổi chúng thành PDF. PDF thường được coi là an toàn hơn tài liệu Word, với một tính năng chính là bảo vệ bằng mật khẩu, giúp ngăn chặn truy cập trái phép.
Lựa chọn ưa thích của tôi cho nhiệm vụ này là WPS Office, vì nó giúp chuyển đổi tài liệu Word sang PDF dễ dàng. Ngoài ra, nó cung cấp trình chỉnh sửa PDF mạnh mẽ, giúp bạn kiểm soát nhiều hơn các tệp của mình. Hãy cùng xem xét kỹ hơn các khả năng PDF của WPS Office và cách nó có thể giúp bạn chia sẻ tài liệu an toàn với người khác.
Xuất dưới dạng PDF
Bạn có thể xuất tệp của mình ở định dạng PDF, đây là cách tuyệt vời để chia sẻ tài liệu của bạn vì nó làm giảm đáng kể khả năng chỉnh sửa trái phép. Tuy nhiên, đôi khi bảo mật vẫn có thể là mối quan tâm. WPS Office mang đến sự an tâm bằng cách cung cấp các tính năng bảo mật toàn diện vượt xa việc chia sẻ đơn giản. Sau đây là cách bạn có thể dễ dàng xuất tài liệu của mình dưới dạng PDF:
Bước 1: Trước tiên, chúng ta hãy mở tài liệu Word bằng WPS Office.
Bước 2: Bây giờ, hãy nhấp vào nút "Menu" nằm ở góc trên bên trái của giao diện WPS Writer và chọn tùy chọn "Xuất sang PDF" từ menu.
Bước 3: Hộp thoại "Xuất sang PDF" sẽ mở ra, tại đây bạn có thể điều chỉnh các thiết lập như đường dẫn tệp và phạm vi trang trước khi tiếp tục.
Bước 4: Sau khi cấu hình các thiết lập cần thiết, nhấp vào "Xuất" để hoàn tất quá trình chuyển đổi.
Sau khi tài liệu đã được chuyển đổi thành PDF, bạn có thể chia sẻ nó với bảo mật nâng cao. Tuy nhiên, nếu bạn muốn cải thiện thêm tính bảo mật của tài liệu, tôi khuyên bạn nên sử dụng WPS PDF, cho phép bạn mã hóa PDF và thiết lập mật khẩu để hạn chế quyền truy cập, cung cấp khả năng bảo vệ tốt hơn cho tài liệu của bạn.
Nộp đơn xin bảo vệ bằng mật khẩu
Bạn có thể sử dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu trong WPS PDF, về cơ bản là khóa PDF của bạn, đảm bảo chỉ những cá nhân được ủy quyền mới có thể truy cập. Công cụ mạnh mẽ này cho phép bạn thiết lập các mức độ bảo mật khác nhau. Bạn có thể tạo một mật khẩu để xem tài liệu và một mật khẩu riêng để chỉnh sửa.
Bước 1: Mở tài liệu PDF mà bạn vừa chuyển đổi bằng WPS PDF.
Bước 2: Trong WPS PDF, hãy chuyển đến tab "Bảo vệ" , sau đó chọn "Mã hóa" từ ruy-băng Bảo vệ.
Bước 3: Trong cửa sổ Mã hóa, bạn sẽ thấy hai tùy chọn để thiết lập mật khẩu:
Đặt mật khẩu mở: Điều này bảo vệ tài liệu PDF của bạn khỏi sự truy cập trái phép. Bất kỳ ai bạn chia sẻ PDF đều cần mật khẩu để xem nội dung của nó.
Đặt mật khẩu để chỉnh sửa và trích xuất: Điều này hạn chế quyền truy cập vào các tính năng như in hoặc sao chép. Bằng cách đặt mật khẩu, bạn có thể ngăn nội dung của mình bị phân phối thêm.
Bước 4: Sau khi đặt mật khẩu, hãy nhấp vào nút "Xác nhận" để áp dụng mã hóa.
Lưu ý: Đảm bảo giữ mật khẩu ở nơi an toàn và sao chép mật khẩu, vì sau khi đã đặt mật khẩu, bạn sẽ không thể khôi phục được vì WPS Office không lưu trữ mật khẩu để bảo mật tốt hơn.
Bước 5: Bây giờ, bạn chỉ cần đóng và thử mở lại tệp PDF, bạn sẽ thấy rằng cần phải nhập mật khẩu để truy cập tài liệu.
Thông qua phương pháp này, bạn cũng có thể giới hạn các tính năng cụ thể, như ngăn không cho bất kỳ ai in hoặc sao chép nội dung. Điều này giúp bạn kiểm soát hoàn toàn cách tài liệu của mình được chia sẻ và sử dụng, mang lại sự an tâm tuyệt đối.
Sử dụng hình mờ
Thêm hình mờ vào PDF của bạn để bảo mật trong WPS Office đưa khả năng bảo vệ tài liệu lên một tầm cao mới. Trong khi bảo vệ bằng mật khẩu đảm bảo rằng không ai có thể sao chép hoặc in PDF của bạn, thì việc thêm hình mờ sẽ thêm một lớp bảo vệ nữa. Hình mờ đóng vai trò như một biện pháp ngăn chặn hữu hình, ngăn cản bất kỳ ai chụp ảnh màn hình hoặc chụp ảnh nội dung của bạn.
Bước 1: Mở tệp PDF của bạn trong WPS PDF và chuyển đến tab "Chỉnh sửa" .
Bước 2: Bây giờ, bạn chỉ cần nhấp vào nút "Hình mờ" trên ruy-băng Chỉnh sửa để xem các tùy chọn hình mờ có sẵn.
Bước 3: Chọn từ các tùy chọn hình mờ cài sẵn để thêm hình mờ trực tiếp vào tệp PDF của bạn.
Bước 4: WPS PDF cũng cung cấp tùy chọn thêm hình mờ tùy chỉnh. Chỉ cần nhấp vào "Thêm" để tạo hình mờ tùy chỉnh cho PDF của bạn.
Bước 5: Trong cửa sổ Chèn hình mờ, hãy tạo hình mờ tùy chỉnh bằng cách thiết lập kiểu phông chữ, màu sắc, độ mờ và các cài đặt khác.
Bước 6: Sau khi tạo xong hình mờ, hãy nhấp vào "OK" để chèn hình mờ vào tệp PDF.
Với hình mờ, bạn có thể tuyên bố quyền sở hữu và duy trì quyền kiểm soát đối với tài liệu của mình, ngay cả trong trường hợp ai đó có thể cố gắng vượt qua các biện pháp bảo mật khác. Bước bổ sung này đảm bảo rằng nội dung của bạn vẫn an toàn và không thể nhầm lẫn là của bạn.
Câu hỏi thường gặp
1. Google Docs có riêng tư không?
Google Docs có thể vẫn riêng tư với người dùng khác miễn là bạn không chia sẻ chúng và sử dụng bảo mật tài khoản mạnh. Tuy nhiên, vì chúng không có mã hóa đầu cuối, Google vẫn có thể truy cập tài liệu của bạn và có thể tiết lộ chúng cho cơ quan thực thi pháp luật nếu cần. Ngoài ra, Google thu thập dữ liệu để cải thiện dịch vụ và phân tích, điều này có thể ảnh hưởng đến quyền riêng tư của bạn.
2. Tôi có thể sử dụng VPN để bảo vệ dữ liệu của mình không?
Có, sử dụng VPN là một cách hiệu quả để bảo vệ dữ liệu của bạn. Với sự gia tăng của công việc từ xa, việc bảo mật thông tin nhạy cảm khỏi các mạng công cộng không an toàn là rất quan trọng. Bằng cách yêu cầu nhân viên truy cập các tệp của tổ chức thông qua VPN, bạn có thể bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn. Cách tiếp cận này cung cấp thêm một lớp mã hóa, tăng cường quyền riêng tư và đảm bảo môi trường làm việc an toàn.
3. Làm thế nào để chuyển đổi Docs sang PDF?
Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi tài liệu của mình sang tài liệu PDF bằng tính năng Xuất sang PDF của WPS Office. Chỉ cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở tài liệu Word bằng WPS Office.
Bước 2: Nhấp vào nút "Menu" ở góc trên bên trái của giao diện WPS Writer, sau đó chọn tùy chọn "Xuất sang PDF" từ menu.
Bước 3: Hộp thoại "Xuất sang PDF" sẽ mở ra, cho phép bạn điều chỉnh các cài đặt như đường dẫn tệp và phạm vi trang.
Bước 4: Sau khi cấu hình các thiết lập cần thiết, nhấp vào "Xuất" để hoàn tất quá trình chuyển đổi.
