Đôi khi, khi sử dụng Excel, bạn sẽ cần chuyển dữ liệu từ định dạng XLSX sang CSV. Việc này thường xảy ra khi chia sẻ dữ liệu giữa các nền tảng hoặc ứng dụng không hỗ trợ định dạng Excel. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn một số phương pháp đơn giản để chuyển file XLSX thành CSV bằng Excel và các phần mềm miễn phí khác, bao gồm cả WPS Office. Các bước này rất dễ thực hiện và nhanh chóng.
Tại sao cần chuyển XLSX sang CSV?
Trước khi giải thích các cách chuyển đổi, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao người ta lại muốn chuyển từ XLSX sang CSV. Dưới đây là những lý do phổ biến:
Tương thích dữ liệu: Các tệp CSV có thể dễ dàng được truy cập bằng nhiều chương trình, cơ sở dữ liệu và nền tảng khác nhau. Chia sẻ tệp ở định dạng này thường hiệu quả hơn.
Dung lượng tệp nhỏ: Tệp CSV thường có dung lượng nhỏ hơn tệp XLSX, vì vậy dễ lưu trữ và chia sẻ hơn.
Đơn giản: Trong khi các tệp Excel có thể chứa nhiều trang tính, công thức và các tính năng nâng cao khác, thì CSV chỉ chứa dữ liệu thuần túy được tổ chức theo hàng và cột.
Nhập/Xuất dữ liệu: Hầu hết các ứng dụng và công cụ dữ liệu, bao gồm cả hệ thống CRM và nền tảng tiếp thị, đều sử dụng CSV để nhập và xuất dữ liệu.
Những lợi ích nêu trên sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt khi chuyển đổi tệp để dễ sử dụng hoặc tương thích với phần mềm khác.
Cách Chuyển XLSX sang CSV Bằng Microsoft Excel
Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Excel trên máy tính, thì việc chuyển đổi từ XLSX sang CSV là điều không khó. Dưới đây là cách thực hiện:
Bước 1: Mở tệp XLSX
Bạn cần mở tệp XLSX mà bạn muốn chuyển đổi trong Microsoft Excel. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp đúp vào tệp hoặc mở Excel và chọn tệp thông qua tùy chọn “Mở”.
Bước 2: Lưu Dưới Dạng CSV
Trong tệp Excel đã mở:
1.Ở góc trên bên trái, nhấp vào tab có tên là “Tệp” (File).
2.Chọn tùy chọn trong menu có tên là “Lưu dưới dạng…” (Save As).
3.Chọn nơi bạn muốn lưu trên máy tính.
4.Trong cửa sổ hiện ra, tại phần “Lưu dưới dạng kiểu” (Save as type), chọn “CSV (Phân tách bằng dấu phẩy)” (*.csv).
5.Nhấp vào “Lưu” (Save).
Bước 3: Kiểm Tra Chuyển Đổi
Một hộp thoại sẽ hiện ra, thông báo rằng chỉ trang tính đang hoạt động sẽ được lưu ở định dạng CSV, vì CSV không hỗ trợ nhiều trang tính. Nếu đó là điều bạn muốn, hãy nhấn OK.Excel có thể cảnh báo rằng một số tính năng không được hỗ trợ trong định dạng CSV, nhưng bạn có thể tiếp tục.
Bước 4: Hoàn Tất!
Vậy là xong! Tệp XLSX của bạn giờ đã được chuyển thành tệp CSV. Giờ đây, bạn có thể sử dụng nó với nhiều chương trình và nền tảng khác nhau hỗ trợ định dạng này.
Cách Chuyển XLSX sang CSV Bằng Trình Chuyển Đổi Trực Tuyến
Nếu bạn là người yêu tốc độ và muốn sử dụng phương pháp trực tuyến mà không cần cài đặt phần mềm, thì có rất nhiều công cụ chuyển đổi trực tuyến miễn phí cho phép bạn chuyển XLSX sang CSV.
Bước 1: Chọn Trình Chuyển Đổi Trực Tuyến
Tìm kiếm “XLSX to CSV converter” và truy cập vào một trang web như Zamzar, Convertio hoặc OnlineConvertFree.
Bước 2: Tải Lên Tệp XLSX Của Bạn
Làm theo hướng dẫn trên màn hình của trang web để tải lên tệp XLSX. Hầu hết các trang web đều cho phép bạn tải tệp từ máy tính hoặc từ bộ nhớ đám mây.
Bước 3: Chuyển Sang Định Dạng CSV
Sau khi tệp được tải lên, hãy chọn định dạng CSV trong phần chọn định dạng và nhấn nút Chuyển đổi.
Bước 4: Lưu Tệp CSV
Sau khi chuyển đổi hoàn tất, trang web sẽ cung cấp một liên kết để tải tệp CSV mới của bạn. Bạn có thể lưu nó vào máy tính hoặc bộ nhớ đám mây của mình.
Các Vấn Đề Thường Gặp Khi Chuyển Đổi XLSX Sang CSV
Dù việc chuyển đổi từ XLSX sang CSV có vẻ đơn giản, bạn vẫn có thể gặp một số vấn đề sau:
1.Mất Định Dạng
Tệp CSV không thể lưu giữ các định dạng như kiểu chữ, màu sắc, hay đường viền ô. Do đó, mọi định dạng nâng cao trong tệp XLSX sẽ bị mất sau khi chuyển đổi.
2. Nhiều Trang Tính
CSV chỉ hỗ trợ một trang tính duy nhất. Nếu tệp XLSX của bạn có nhiều trang, chỉ trang hiện tại sẽ được lưu dưới dạng CSV. Bạn sẽ cần chuyển từng trang một nếu muốn chúng thành các tệp CSV riêng biệt.
3. Ký Tự Đặc Biệt
Các ký tự đặc biệt hoặc chữ cái không phải tiếng Anh có thể không được mã hóa đúng trong tệp CSV. Hãy chọn đúng định dạng mã hóa (thường là UTF-8) khi lưu để tránh lỗi này.
WPS Office: Giải Pháp Thay Thế Tuyệt Vời để Chuyển Đổi XLSX Sang CSV
WPS Office là giải pháp thay thế miễn phí và dễ sử dụng nhất cho Microsoft Excel. Với WPS Office, việc mở, chỉnh sửa và lưu tệp ở nhiều định dạng Excel, bao gồm cả CSV, hoàn toàn không gặp vấn đề gì. Phần mềm này hỗ trợ đầy đủ các chức năng có trong Excel, nhưng vẫn giữ giao diện rất gọn gàng và đơn giản. Nó hoàn toàn tương thích với định dạng XLSX, CSV và nhiều định dạng bảng tính phổ biến khác, nên rất phù hợp cho cả cá nhân và công việc chuyên nghiệp.
Tại Sao Nên Chọn WPS Office?
Miễn phí sử dụng: Không giống như một số lựa chọn khác, WPS Office hoàn toàn miễn phí, không tốn một xu nào.
Tương thích: WPS Office hỗ trợ tất cả các định dạng tệp phổ biến, không chỉ giới hạn ở XLSX và CSV.
Tiện lợi: Với WPS Office, bạn có thể làm việc với tệp của mình trên mọi thiết bị, từ máy tính, Mac đến điện thoại mà không mất bất kỳ chức năng nào.
Hợp tác: Bạn có thể chia sẻ tệp và làm việc trực tuyến với người khác dễ dàng bằng WPS Office.
Cách Chuyển XLSX Sang CSV Bằng WPS Office
Bạn cũng có thể chuyển đổi tệp XLSX bằng WPS Office mà không cần Microsoft Excel. Phần mềm văn phòng miễn phí này có thể mở và chỉnh sửa tất cả các định dạng tệp Microsoft Office, bao gồm cả XLSX. Dưới đây là cách thực hiện:
Bước 1: Mở Tệp XLSX
Các bước bao gồm: Mở tệp XLSX của bạn bằng ứng dụng bảng tính WPS. Mở WPS Office, chọn “Mở” ở góc trên bên trái để chọn tệp hoặc kéo và thả tệp vào đó.
Bước 2: Lưu Dưới Dạng CSV
1 Khi tệp đã được mở, nhấp vào “Tệp” trên thanh menu.
2 Chọn “Lưu Dưới Dạng…”
3 Trong mục “Lưu dưới dạng loại tệp,” chọn CSV (phân cách bằng dấu phẩy) từ danh sách.
4 Chọn nơi bạn muốn lưu tệp và nhấn OK.
Bước 3: Xác Nhận và Lưu
WPS Office sẽ hiển thị thông báo rằng chỉ trang tính đang hoạt động sẽ được lưu dưới dạng CSV. Nếu đó là điều bạn muốn, hãy nhấn OK.
Bước 4: Hoàn Tất!
Giờ đây, tệp của bạn đã được chuyển thành CSV! Bạn có thể dễ dàng mở tệp trong bất kỳ chương trình nào hỗ trợ định dạng CSV: trình soạn thảo văn bản, cơ sở dữ liệu hoặc các ứng dụng bảng tính khác.
Câu Hỏi Thường Gặp
1. Sự khác biệt lớn giữa tệp XLSX và CSV là gì?
XLSX là định dạng tệp của Excel, hỗ trợ nhiều trang tính, công thức phức tạp và các loại dữ liệu như hình ảnh, biểu đồ, và định dạng. Trong khi đó, CSV là tệp văn bản đơn giản chỉ chứa dữ liệu phân cách bằng dấu phẩy trên một trang tính và không có tính năng bổ sung nào.
2. Tôi có thể xuất toàn bộ Excel workbook thành một tệp CSV không?
Không, tệp CSV chỉ hỗ trợ một trang tính. Nếu Excel workbook có nhiều trang, bạn cần chuyển đổi từng trang thành một tệp CSV riêng biệt.
3. Có công cụ chuyển đổi miễn phí nào từ XLSX sang CSV không?
Có, các công cụ chuyển đổi miễn phí như WPS Office, Google Sheets hoặc các công cụ trực tuyến như Zamzar, Convertio,… có thể giúp bạn chuyển đổi từ XLSX sang CSV dễ dàng.
Kết Luận
Chuyển đổi XLSX sang CSV là một kỹ năng cốt lõi trong xử lý dữ liệu. Quá trình này rất đơn giản, dù bạn sử dụng Microsoft Excel, Google Sheets hay WPS Office – chỉ cần vài cú nhấp chuột. WPS Office là lựa chọn tuyệt vời nếu bạn cần một công cụ miễn phí, dễ sử dụng để thực hiện chuyển đổi này. Nó hoàn toàn tương thích với tệp Excel, tạo nên môi trường làm việc dễ dàng với các bảng tính — giúp bạn tận dụng tối đa dữ liệu thông qua quá trình chuyển đổi mượt mà giữa các định dạng.
