Nếu bạn giống tôi, có lẽ bạn đã dành hàng giờ để tạo bảng tính Excel, làm sạch dữ liệu và điều chỉnh các phép tính cho thật chính xác, chỉ để nhận ra rằng đôi khi việc chia sẻ một tệp XLSX có thể chỉnh sửa không phải là lựa chọn lý tưởng. Và đó là lúc bạn cần chuyển đổi XLSX sang PDF. PDF là định dạng chuyên nghiệp được công nhận toàn cầu, giúp dữ liệu của bạn nhất quán và bảo toàn cấu trúc cũng như định dạng trên mọi nền tảng. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn các cách khác nhau để chuyển đổi XLSX sang PDF trong Excel, Google Sheets hoặc phần mềm bên thứ ba như WPS Office. Hãy làm theo các bước đơn giản cùng những mẹo hữu ích dưới đây để bắt đầu.
Tại sao cần chuyển đổi XLSX sang PDF?
Thoạt nhìn, có thể không rõ tại sao mọi người lại cần chuyển đổi file XLSX sang định dạng PDF. Nhưng trong khi XLSX rất thân thiện với người dùng nhờ chức năng xử lý dữ liệu, PDF lại có hàng loạt ưu điểm khi chia sẻ bảng tính với các tính năng sau:
Tương thích toàn cầu: Chúng có thể mở dễ dàng trên hầu hết thiết bị và tránh tình trạng người nhận không có Excel hoặc các ứng dụng tương tự.
Bảo toàn Định dạng: Với định dạng PDF, bạn hoàn toàn yên tâm rằng bố cục, phông chữ và thiết kế sẽ được giữ nguyên trên mọi hệ thống.
Bảo mật và Riêng tư: Việc chuyển đổi file XLSX sang PDF giúp đảm bảo an toàn. Không ai có thể chỉnh sửa nội dung tài liệu, rất hữu ích khi chia sẻ dữ liệu nhạy cảm.
Chuyển đổi XLSX sang PDF nâng cao tính chuyên nghiệp và bảo mật, dù bạn đang gửi báo cáo cho đồng nghiệp, nộp báo cáo tài chính hay đơn giản là in ra một phiên bản sạch sẽ của công việc.
Các Cách Khác Nhau để Chuyển Đổi XLSX Sang PDF
Có nhiều cách để chuyển đổi tệp XLSX sang PDF; mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng. Phần này sẽ đi sâu vào các phương pháp bạn có thể sử dụng để chuyển đổi. Những phương pháp này rất dễ sử dụng và giúp bạn hoàn thành việc chuyển đổi một cách nhanh chóng. Hãy cùng xem chi tiết cách hoạt động của từng tùy chọn.
1. Chuyển đổi XLSX sang PDF bằng cách sử dụng WPS Office
WPS Office là một lựa chọn thay thế tốt nếu bạn muốn chuyển đổi XLSX sang PDF một cách mạnh mẽ và an toàn hơn. Đây là một bộ công cụ văn phòng đầy đủ tính năng với tiện ích bảng tính đi kèm, tương tự như Excel ở nhiều khía cạnh, cho phép người dùng chuyển đổi bảng tính sang định dạng PDF một cách dễ dàng. Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện:
Bước 1: Mở tệp XLSX của bạn trong WPS Spreadsheet thuộc bộ công cụ WPS Office.
Bước 2: Dọn dẹp định dạng để trình bày dữ liệu theo ý muốn.
Bước 3: Nhấp vào tab Tệp, sau đó chọn Xuất sang PDF từ danh sách.
Bước 4: Cửa sổ cài đặt PDF sẽ hiện lên, nơi bạn có thể thay đổi chất lượng PDF, kích thước trang và hướng.
Bước 5: Sau khi đã thiết lập các tùy chọn mong muốn, nhấn Xuất và chọn vị trí lưu file PDF mới.
Tuy nhiên, khác với Google Sheets, WPS Office có các tùy chọn kiểm soát định dạng nâng cao và bộ công cụ Office tích hợp đầy đủ. Bên cạnh đó, WPS Office có sẵn trên nhiều nền tảng như Windows, Mac, Android và iOS.
2. Sử dụng Microsoft Excel
Theo mặc định, file XLSX sẽ mở bằng Microsoft Excel. Phần mềm này có sẵn tùy chọn lưu bảng tính dưới dạng PDF. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, mở tệp XLSX của bạn trong Microsoft Excel.
Bước 2: Định dạng bảng tính: Nếu chưa thực hiện, hãy điều chỉnh bố cục như thay đổi kích thước cột, chỉnh phông chữ và thêm đường viền cho mục đích trình bày.
Bước 3: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa bảng tính theo ý muốn, nhấp vào menu File và chọn Save As.
Bước 4: Chọn PDF trong trình đơn thả xuống "Lưu dưới dạng".
Bước 5: Chọn vị trí lưu tệp, sau đó nhấn Lưu.
Excel cũng cung cấp các tùy chọn để tối ưu hóa PDF cho việc in ấn tiêu chuẩn hoặc giảm kích thước tệp. Bạn thậm chí có thể chọn các phạm vi cụ thể của bảng tính để chuyển đổi, giúp tùy chỉnh linh hoạt.
3. Sử dụng Google Sheets
Google Sheets là một công cụ tuyệt vời khác để làm việc với bảng tính, đặc biệt nếu bạn cần truy cập để chỉnh sửa tệp từ bất kỳ đâu. Chuyển đổi tệp XLSX sang PDF ở đây không hề khó. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện:
Bước 1: Tải tệp XLSX của bạn lên Google Drive.
Bước 2: Mở tệp trong Google Sheets.
Bước 3: Nếu cần, định dạng dữ liệu để trình bày đẹp hơn.
Bước 4: Nhấn vào tùy chọn menu Tệp >> Tải xuống >> Tài liệu PDF.
Bước 5: Một cửa sổ bật lên mở ra cho phép bạn chỉnh sửa kích thước trang, lề và hướng giấy, cùng các tùy chọn khác,
Bước 6: Trong cửa sổ này, bạn có thể thay đổi mọi thứ. Nhấn Xuất, và tệp XLSX của bạn sẽ được chuyển đổi thành PDF.
Mặc dù miễn phí, Google Sheets dựa trên web có ít tùy chọn định dạng hơn nhiều — ít nhất là so với Excel, đặc biệt là các bảng tính phức tạp hơn.
Tại sao WPS Office là lựa chọn tốt nhất để chuyển đổi XLSX sang PDF
Trong số các lựa chọn thay thế có sẵn để chuyển đổi XLSX sang PDF, WPS Office vượt trội hơn vì một số lý do. Bao gồm:
1. Khả năng tương thích đa nền tảng
WPS Office tích hợp liền mạch trên tất cả các nền tảng chính. Điều này có nghĩa là bạn có thể chuyển đổi tệp của mình một cách dễ dàng dù bạn sử dụng máy tính Windows, Mac hay thiết bị di động.
2. Tính năng nâng cao
WPS Office thực sự có nhiều tính năng nâng cao giúp bạn hoàn thiện tệp XLSX trước khi chuyển đổi. Bạn có thể điều chỉnh phông chữ, cột, hàng và các tùy chọn bố cục trang. Bạn thậm chí có thể chèn hình ảnh, biểu đồ và các yếu tố khác để nâng cao bảng tính của mình.
3. Bảo mật và Quyền riêng tư
Không giống như một số công cụ chuyển đổi trực tuyến, WPS Office không yêu cầu tải lên tệp của bạn lên máy chủ của bên thứ ba. Điều này có nghĩa là dữ liệu của bạn được bảo mật và riêng tư, đặc biệt là đối với thông tin nhạy cảm.
4. Tính năng hỗ trợ AI
Trí tuệ nhân tạo nâng cao được tích hợp vào WPS Office tự động căn chỉnh bố cục, kích thước phông chữ và khoảng cách để làm cho bảng tính của bạn dễ đọc và trông chuyên nghiệp. AI cũng giúp tối ưu hóa tài liệu của bạn để chuyển đổi sang PDF, giảm thiểu các vấn đề về định dạng.
Câu hỏi thường gặp
1. Làm thế nào để chuyển đổi XLSX sang PDF trên điện thoại?
Bạn có thể mở tệp XLSX thông qua ứng dụng WPS Office trên Android hoặc iOS và chuyển đổi nó thành PDF. Các bước thực hiện tương tự như trên máy tính: mở tệp, định dạng và chọn tùy chọn xuất dưới dạng PDF.
2. Làm thế nào để chỉ chuyển đổi một phạm vi ô cụ thể sang PDF?
Có, trong cả Excel và WPS Office, bạn có thể chọn nhiều ô và chỉ Xuất phần bạn chọn dưới dạng PDF. Điều này khá hữu ích khi bạn không cần chuyển đổi toàn bộ bảng tính.
3. Có cách nào miễn phí để chuyển đổi XLSX sang PDF không?
Tất nhiên, Microsoft Excel và Google Sheets cung cấp chuyển đổi XLSX sang PDF miễn phí. Ngoài ra, mặc dù WPS Office cho phép phiên bản miễn phí tạo PDF, nhưng các tính năng nâng cao khác chỉ có trong phiên bản cao cấp.
Tóm tắt
Bài viết này đã xem xét một số cách để chuyển đổi XLSX sang PDF bằng Microsoft Excel, Google Sheets và WPS Office. Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm riêng, nhưng WPS Office cung cấp giao diện tuyệt vời và các công cụ thực tế để chuyển đổi tài liệu PDF. Việc chuyển đổi tài liệu PDF có thể nhanh chóng và dễ dàng với phiên bản desktop hoặc mobile của WPS Office. WPS Office hỗ trợ chức năng AI, đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra mượt mà, chính xác và không gặp vấn đề, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất tổng thể.
