Excel đã giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách cho phép bạn nhập lượng lớn dữ liệu vào bảng tính có cấu trúc, giúp mọi thứ có thể theo dõi và quản lý được. Nếu bạn phải làm điều này trên giấy, không chỉ khả năng xảy ra lỗi sẽ tăng lên mà ngay cả các chuyên gia cũng sẽ phải vật lộn để giữ mọi thứ chính xác.
Mặc dù lỗi vẫn có thể xảy ra trong Excel nhưng chúng dễ phát hiện và sửa lỗi hơn nhiều. Ví dụ, việc đếm các ký tự giúp đơn giản hóa nhiều tác vụ, từ xác thực dữ liệu đến phân tích văn bản. Đó là lý do tại sao trong bài viết này, tôi đã cung cấp một số cách đếm ký tự trong Excel, cùng với hướng dẫn từng bước cho từng phương pháp để thực hiện hiệu quả.
Cách sử dụng hàm LEN và SUBSTITUTE để đếm một ký tự nhất định trong một ô
Tôi đã thấy nhiều người dùng gặp khó khăn với việc phân tích dữ liệu, mặc dù Excel cung cấp các hàm để đơn giản hóa hầu hết mọi tác vụ. Tuy nhiên, khi phải đếm các ký tự trong khi phân tích dữ liệu, chẳng hạn như theo dõi sự xuất hiện của một chữ cái cụ thể trong tên khách hàng hoặc các tác vụ tương tự, Excel không có chức năng chuyên dụng. May mắn thay, bằng cách kết hợp một số chức năng nhất định, bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ này một cách dễ dàng.
Hai hàm thực hiện được điều này là LEN và SUBSTITUTE. Dưới đây là tổng quan nhanh về từng loại:
Chức năng LEN: Hàm LEN đếm số ký tự trong một chuỗi văn bản nhất định. Đó là hàm TEXT trong Excel có cú pháp như sau:
=CHỈ(văn bản)
Hàm này chỉ lấy một đối số—ô chứa chuỗi văn bản—cho phép người dùng tính toán nhanh độ dài của bất kỳ văn bản nhất định nào.
Chức năng THAY THẾ: Như tên cho thấy, hàm SUBSTITUTE thay thế các ký tự hoặc văn bản cụ thể trong một chuỗi. Nó phân biệt chữ hoa chữ thường và tuân theo cú pháp sau:
=SUBSTITUTE(văn bản, văn bản cũ, văn bản mới, [ví dụ])
chữ: Ô chứa văn bản.
văn bản cũ: Ký tự hoặc chuỗi bạn muốn thay thế (được đặt trong dấu ngoặc kép).
văn bản mới: Văn bản thay thế.
[ví dụ] (tùy chọn): Chỉ định lần xuất hiện nào của văn bản cũ sẽ thay thế. Nếu bị bỏ qua, tất cả các lần xuất hiện sẽ được thay thế.
Hiểu những điều cơ bản của bất kỳ chức năng nào sẽ giúp việc áp dụng nó dễ dàng hơn nhiều trong các tình huống thực tế. Đối với hướng dẫn này, tôi sẽ sử dụng Bảng tính WPS, vì nó cung cấp các công cụ tương tự như Excel nhưng thuận tiện hơn về giá cả, chức năng và thiết kế, giúp sử dụng dễ dàng hơn đáng kể.
Để minh họa, tôi sẽ sử dụng Bảng dữ liệu xã hội chứa các tweet và áp dụng LEN và SUBSTITUTE để đếm số lượng hashtag (#) trong mỗi tweet.
Trước khi chúng ta đi vào các bước về cách đếm ký tự trong Excel, hãy xem nhanh công thức chúng ta sẽ sử dụng:
=LEN(văn bản) - LEN(SUBSTITUTE(văn bản, văn bản cũ, "", [ví dụ]))
Như bạn có thể thấy, chúng ta sử dụng hàm LEN hai lần, với hàm SUBSTITUTE được lồng bên trong hàm LEN thứ hai. Logic đằng sau công thức này rất đơn giản:
LEN(văn bản) đếm tổng số ký tự trong ô.
SUBSTITUTE(text, old_text, "") xóa ký tự bạn muốn đếm (trong trường hợp này là #).
LEN(SUBSTITUTE(text, old_text, "")) cung cấp độ dài mới sau khi xóa.
Trừ độ dài đã sửa đổi khỏi độ dài ban đầu sẽ cho tổng số ký tự bị xóa.
Bước 1: Mở biểu dữ liệu nơi bạn cần đếm các ký tự trong Bảng tính WPS.
Bước 2: Bấm vào ô nơi bạn muốn số ký tự xuất hiện.
Bước 3: Nhập “=” ký tên, theo sau là "CHỈ MỘT", sau đó nhấn nút “Thẻ” để kích hoạt chức năng LEN.
Bước 4: Hàm LEN chỉ có một đối số—ô chứa chuỗi văn bản. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là bài đăng trên mạng xã hội, vì vậy chỉ cần chọn ô chứa dòng tweet.
Bước 5: Vì chúng ta đang trừ một hàm LEN cho một hàm khác nên hãy cộng "-" (dấu trừ) sau hàm LEN đầu tiên.
Bước 6: Bây giờ, hãy bắt đầu hàm LEN thứ hai theo cách tương tự: Nhập "=CHỈ" và nhấn nút“Thẻ” chìa khóa.
Bước 7: Hàm SUBSTITUTE sẽ được lồng bên trong hàm LEN thứ hai này. Kiểu "THAY THẾ" và nhấn nút“Thẻ” chìa khóa.
Bước 8: Đối với đối số đầu tiên của SUBSTITUTE, hãy nhấp vào cùng một ô có chứa chuỗi văn bản, sau đó gõ một “,” (dấu phẩy).
Bước 9: Đối với đối số thứ hai; văn bản cũ, gõ ký tự bạn muốn đếm bên trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: nếu chúng ta đang đếm số hashtag (#), hãy nhập;"#".
Bước 10: Đối với đối số thứ ba “văn bản mới”, chúng tôi không muốn thay thế bất cứ điều gì. Vì vậy, hãy để trống phần này trong dấu ngoặc kép (""), sau đó nhấn"Đi vào". Đây là chức năng cuối cùng sẽ trông như thế nào:
=LEN(A2) - LEN(SUBSTITUTE(A2, “#”, “”))
Bước 11: Kết quả sẽ xuất hiện ngay lập tức, hiển thị tổng số ký tự được chỉ định trong chuỗi văn bản.
Bước 12: Để áp dụng công thức này cho phần còn lại của tập dữ liệu, bạn chỉ cần sử dụng "Tự động điền" xử lý bằng cách nhấp vào góc dưới bên phải của ô và kéo nó xuống để điền vào cột.
Phương pháp này cung cấp một cách nhanh chóng và hiệu quả để đếm các ký tự trong Excel, đặc biệt là để phân tích mạng xã hội. Với Bảng tính WPS, bạn có được các chức năng mạnh mẽ tương tự như Excel trong môi trường thân thiện với người dùng hơn và tiết kiệm chi phí hơn, cùng với quyền truy cập vào thư viện hướng dẫn văn phòng miễn phí trên Học viện WPS.
Mẹo: Nếu giá trị của bạn có vẻ không chính xác, có thể là do phân biệt chữ hoa chữ thường. Ví dụ: trong "Pineapple", việc đếm "p" trả về 2 vì Excel coi "P" và "p" là các ký tự khác nhau.
Cách sử dụng COUNTIF và các hàm tương đối khác để đếm tỷ lệ từ nhất định
Các tình huống khác nhau yêu cầu các hàm Excel khác nhau. Ví dụ: bạn có thể muốn đếm một từ cụ thể trong chuỗi văn bản hoặc tính số lần một ký tự xuất hiện, bất kể chữ hoa chữ thường. Các hàm LEN và SUBSTITUTE rất hữu ích để đếm một ký tự cụ thể nhưng chúng phân biệt chữ hoa chữ thường và không thể đếm toàn bộ từ.
Đối với những trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng:
COUNTIF: Đếm số lần xuất hiện của một từ trên nhiều ô.
THẤP HƠN: Chuyển đổi tất cả các ký tự trong chuỗi văn bản thành chữ thường trước khi đếm.
Sử dụng hàm LOWER
Giả sử chúng ta cần đếm số lần chữ "s" xuất hiện trong một bài đăng trên mạng xã hội trong tập dữ liệu của chúng ta. Nếu chúng ta chỉ sử dụng LEN và SUBSTITUTE thì nó sẽ chỉ tính "s" chữ thường, bỏ qua chữ "S" viết hoa. Bằng cách thêm hàm LOWER, chúng ta có thể đếm cả số lần xuất hiện chữ hoa và chữ thường, giúp quá trình hiệu quả hơn.
Vì chúng tôi đã sử dụng Bảng tính WPS trong ví dụ trước nên chúng tôi sẽ sử dụng lại bảng tính này để trình bày cách đếm số lần xuất hiện của chữ cái "s" bằng cách sử dụng LEN, SUBSTITUTE và LOWER.
Bước 1: Hãy quay lại tập dữ liệu của chúng tôi trong Bảng tính WPS để áp dụng hàm LOWER.
Bước 2: Bấm vào ô nơi chúng ta muốn đếm"S" được hiển thị.
Bước 3: Hàm được sử dụng sẽ tương tự như hàm chúng ta đã sử dụng trước đây, vì vậy hãy bắt đầu với CHỈ và chọn ô chứa bài đăng trên mạng xã hội của chúng tôi.
Bước 4: Tiếp theo, sử dụng CHỈ lại hàm này, hàm này sẽ bị trừ khỏi hàm LEN đầu tiên.
Bước 5: Với cả hai hàm LEN, bây giờ chúng ta cần lồng các hàm THAY THẾ hàm trong hàm LEN.
Bước 6: Hàm LOWER sẽ được sử dụng trong đối số đầu tiên của hàm SUBSTITUTE, vì vậy bạn chỉ cần gõ "THẤP HƠN" và nhấn nút "Thẻ" phím để kích hoạt chức năng.
Bước 7: Vì hàm LOWER chỉ có một đối số nên chỉ cần nhấp vào ô có chuỗi văn bản cần chuyển thành chữ thường và đóng dấu ngoặc để chuyển sang đối số tiếp theo của hàm SUBSTITUTE.
Bước 8: Bây giờ, hãy gõ "S" làm đối số thứ hai cho hàm SUBSTITUTE vì chúng ta muốn đếm số lần xuất hiện của chữ cái "s". Đảm bảo chữ "s" được đặt trong dấu ngoặc kép.
Bước 9: Đối với đối số cuối cùng, chúng tôi không muốn thay thế bất cứ điều gì, vì vậy chỉ cần nhập dấu ngoặc kép không có khoảng trắng ("") và nhấn "Đi vào" để xem kết quả.
Bước 10: Kết quả sẽ hiển thị tổng số lần xuất hiện của chữ "s" trong bài đăng trên mạng xã hội, bao gồm cả chữ hoa và chữ thường.
Bước 11: Để sao chép công thức cho các ô còn lại, chỉ cần sử dụng "Tự động điền" xử lý.
Sử dụng hàm COUNTIF trong Excel
Ngoài việc đếm các ký tự trong Excel, hàm COUNTIF còn hữu ích để đếm số lần xuất hiện của một từ cụ thể trong bảng tính. Nó hoạt động trên nhiều ô hoặc trong một ô duy nhất, khiến nó trở thành một công cụ có giá trị để phân tích dữ liệu.
Cú pháp cơ bản của hàm COUNTIF là:
=COUNTIF(phạm vi, "từ")
phạm vi: Phạm vi ô nơi bạn muốn tìm kiếm.
từ: Từ cụ thể mà bạn muốn đếm, được đặt trong dấu ngoặc kép.
Trong ví dụ trước, chúng tôi đã sử dụng các hàm Excel để đếm ký tự. Lần này, chúng ta sẽ sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của từ "Bảng tính" trong tập dữ liệu. Hàm COUNTIF không phân biệt chữ hoa chữ thường, nghĩa là nó sẽ tính cả "Bảng tính" và "bảng tính" là cùng một từ.
Bước 1: Vì chúng ta sẽ sử dụng Bảng tính WPS, hãy mở biểu dữ liệu nơi lưu trữ dữ liệu.
Bước 2: Bấm vào ô nơi bạn muốn đếm "Bảng tính" được hiển thị.
Bước 3: Để sử dụng hàm COUNTIF, hãy nhập“=“ theo sau là “COUNTIF“, sau đó nhấn nút “Thẻ“ chìa khóa.
Bước 4: Đối số đầu tiên của hàm COUNTIF là phạm vi. Vì chúng tôi đang kiểm tra chức năng này nên hãy chọn một tế bào đơn bây giờ.
Bước 5: Đối với đối số tiếp theo, hãy chỉ định "Bảng tính" làm từ cần đếm. Nhập nó vào trong dấu ngoặc kép, như thế này:
=COUNTIF(A1, "Bảng tính")
Bước 6: Nhấn "Đi vào", và bạn sẽ thấy bao nhiêu lần "Bảng tính" xuất hiện trong ô đã chọn.
Bây giờ, hãy đếm số lần xuất hiện của "Bảng tính" trên toàn bộ tập dữ liệu.
Bước 7: Sửa đổi đối số đầu tiên của COUNTIF để bao gồm toàn bộ dãy tế bào nơi tập dữ liệu được lưu trữ:
=COUNTIF(A1:A10, "Bảng tính")
Bước 8: Một khi bạn nhấn "Đi vào", bạn sẽ thấy bao nhiêu lần "Bảng tính" xuất hiện trên tất cả các ô đã chọn.
Giải pháp thay thế miễn phí tốt nhất——WPS Office
Excel đã xuất hiện từ lâu và đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta xử lý dữ liệu, giúp việc theo dõi lượng lớn thông tin kỹ thuật số trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, mặc dù hữu ích nhưng nó có thể khiến những người chưa quen với cách thức hoạt động của nó cảm thấy choáng ngợp. Nó gần như cho rằng bạn đã biết mọi thứ.
Đó là nơi Văn phòng WPS đi kèm. Không giống như Excel, nó được thiết kế thân thiện với người dùng hơn, cho phép bạn làm theo các hướng dẫn đơn giản mà không bị mắc kẹt trong các tính năng phức tạp. Nó giúp việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng và dễ tiếp cận hơn, ngay cả khi bạn không phải là chuyên gia.
Bên cạnh đó, WPS Office có đầy đủ khả năng thực hiện mọi thứ mà Excel có thể thực hiện một cách dễ dàng hơn. Bạn có thể làm theo bất kỳ hướng dẫn Excel nào và Bảng tính WPS sẽ hoạt động theo cách tương tự nhưng với giao diện trực quan hơn và thân thiện với người mới bắt đầu.
Đếm ký tự chỉ là một trong nhiều tính năng hữu ích có thể trợ giúp thực hiện một số tác vụ khác nhau, khiến nó trở thành một công cụ giải quyết vấn đề lớn. Cho dù bạn cần kiểm tra độ dài văn bản, duy trì tính nhất quán của dữ liệu hay phân tích thông tin, việc có một công cụ như WPS Office bên cạnh sẽ giúp toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
1. Cách dễ nhất để đếm ký tự trong một ô là gì?
Dưới đây là hai cách để đếm ký tự trong một ô:
Tổng số ký tự: Sử dụng CHỈ Hàm tìm tổng số ký tự trong một ô, bao gồm cả dấu cách.
Đếm các ký tự cụ thể: Kết hợpCHỈ với THAY THẾ để đếm số lần một ký tự cụ thể xuất hiện trong một ô.
2. Nếu tôi cần đếm các ký tự phân biệt chữ hoa chữ thường thì sao?
Nếu bạn cần đếm các ký tự phân biệt chữ hoa chữ thường, hàm SUBSTITUTE trong WPS Office và Excel có thể giúp ích. Nó phân biệt chữ hoa và chữ thường, nghĩa là "X" và "x" được tính riêng.
3. Tại sao nên sử dụng WPS Office thay vì Microsoft Excel?
Bạn nên sử dụng WPS Office thay vì Microsoft Excel vì những lý do sau:
Sử dụng miễn phí: Không cần đăng ký.
Giao diện thân thiện với người dùng: Cung cấp bố cục trực quan tương tự như Excel, giúp điều hướng và sử dụng hiệu quả hơn.
Khả năng tương thích đầy đủ: Hỗ trợ mở và chỉnh sửa các tệp .xlsx và .xls.
Mẫu dựng sẵn: Cung cấp nhiều mẫu sẵn sàng sử dụng cho các nhiệm vụ khác nhau.
Phần mềm nhẹ: Sử dụng ít dung lượng lưu trữ và tài nguyên hệ thống hơn so với Excel.
Tích hợp đám mây: Cho phép dễ dàng truy cập vào các tập tin trên nhiều thiết bị.
Excel nhưng tốt hơn; Bảng tính WPS
Lúc đầu, việc đếm ký tự trong Excel có vẻ vô nghĩa, đặc biệt nếu bạn mới bắt đầu. Nhưng vấn đề với những công cụ như thế này là chúng cung cấp các tính năng mà bạn có thể không nghĩ mình cần cho đến khi thực hiện được.
Trên thực tế, việc đếm ký tự cực kỳ hữu ích cho những việc như theo dõi giới hạn văn bản, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và tránh lỗi trong báo cáo. Và với Văn phòng WPS, quá trình này thậm chí còn trở nên dễ dàng hơn. Vì nó hoạt động giống như Excel—nhưng với cách tiếp cận thân thiện với người dùng hơn, bạn có thể làm theo bất kỳ hướng dẫn Excel nào và nhận được kết quả tương tự mà không gặp sự phức tạp.
