Tập tin Numbers là gì: Hướng dẫn hoàn chỉnh

Tập tin Numbers là một tài liệu bảng tính được tạo ra bởi ứng dụng Numbers của Apple, là một phần của bộ iWork cho macOS và iOS. Mặc dù có khả năng phân tích và trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, nhiều người dùng vẫn chưa quen thuộc với cách sử dụng của nó. Bài viết này sẽ giải thích về tập tin Numbers, cách mở, tạo, chỉnh sửa và phục hồi các tập tin này, qua đó cung cấp một hướng dẫn toàn diện để khai thác toàn bộ tiềm năng của phần mềm bảng tính của Apple.

Tập tin Numbers là gì?

Tập tin Numbers, được ký hiệu bằng phần mở rộng .numbers, là một tập tin bảng tính được tạo ra bởi ứng dụng Numbers của Apple, là một phần của bộ công cụ năng suất iWork. Numbers là câu trả lời của Apple cho Microsoft Excel và Google Sheets, cung cấp nhiều tính năng để tạo và quản lý bảng tính.

Một tập tin .numbers có thể chứa nhiều bảng, biểu đồ, văn bản và hình ảnh. Nó được thiết kế để sử dụng trên máy tính Mac, iPad và iPhone, và được sử dụng cho mọi thứ từ lập ngân sách cá nhân và dự án học tập đến kế toán doanh nghiệp và phân tích dữ liệu.

Cách mở tập tin Numbers trên Mac và Windows

Dưới đây là hướng dẫn ngắn gọn về cách mở một tập tin Numbers trên cả Mac và Windows:

Trên Mac:

• Tìm tập tin Numbers: Tìm tập tin Numbers mà bạn muốn mở trên Mac của bạn. Nó có thể nằm trong tài liệu, tải về, hoặc ở nơi bạn đã lưu tập tin.

• Mở tập tin: Chỉ cần nhấp đúp vào tập tin Numbers. Nếu bạn đã cài đặt ứng dụng Numbers, tập tin sẽ tự động mở trong Numbers.

Trên Windows:

Mở tập tin Numbers trên máy tính Windows phức tạp hơn một chút vì Windows không hỗ trợ tập tin Numbers một cách tự nhiên. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng iCloud để mở các tập tin này:

• Tạo hoặc Đăng nhập vào iCloud: Vào iCloud.com trong trình duyệt web của bạn và đăng nhập bằng ID Apple của bạn. Nếu bạn không có ID Apple, bạn sẽ cần tạo một cái.

• Mở Numbers: Sau khi đăng nhập, nhấp vào biểu tượng "Numbers".

• Tải tập tin Numbers lên: Nhấp vào biểu tượng bánh răng cài đặt ở góc trên bên trái, sau đó chọn "Tải lên Bảng tính." Tìm và chọn tập tin Numbers mà bạn muốn mở.

• Mở tập tin: Sau khi tập tin đã được tải lên, nhấp vào nó trong giao diện Numbers để mở nó.

Nhớ rằng, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện với tập tin Numbers trong iCloud sẽ không tự động lưu vào tập tin gốc trên máy tính Windows của bạn. Bạn sẽ cần tải tập tin lại nếu bạn muốn lưu các thay đổi của mình.

Cách tạo và chỉnh sửa tập tin Numbers?

Việc tạo và chỉnh sửa một tập tin Numbers là một quá trình đơn giản nếu bạn đang sử dụng thiết bị của Apple. Dưới đây là hướng dẫn từng bước:

Tạo một tập tin Numbers:

• Mở Numbers: Trên Mac, iPhone hoặc iPad của bạn, mở ứng dụng Numbers.

• Tạo tài liệu mới: Nhấp hoặc chạm vào "Tài liệu mới." Điều này sẽ mở một cửa sổ mới với các tùy chọn mẫu khác nhau.

• Chọn mẫu: Bạn có thể chọn bắt đầu với một bảng tính trắng hoặc chọn một trong các mẫu có sẵn. Nhấp hoặc chạm vào mẫu mà bạn muốn sử dụng.

• Lưu tập tin: Khi bảng tính mới đã mở, đi đến "Tập tin" > "Lưu" (trên Mac) hoặc nhấn nút "Xong" (trên iOS) để lưu tập tin Numbers mới của bạn. Bạn sẽ được yêu cầu chọn một vị trí và tên cho tập tin.

Chỉnh sửa tập tin Numbers:

Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để chỉnh sửa một tập tin Numbers:

Giả mở tập tin:

• Trên Mac: Nhấp đúp vào tập tin Numbers. Nếu Numbers đã được cài đặt, nó sẽ mở tập tin.

• Trên thiết bị iOS: Điều hướng đến nơi tập tin Numbers được lưu trữ (có thể nằm trong ứng dụng Tài liệu hoặc trực tiếp trong ứng dụng Numbers) và nhấn vào nó.

Chỉnh sửa cơ bản:

• Thêm dữ liệu: Chỉ cần nhấp vào một ô và bắt đầu gõ để nhập dữ liệu.

• Chỉnh sửa dữ liệu hiện có: Nhấp hoặc chạm vào một ô, và nội dung sẽ được đánh dấu, cho phép bạn gõ hoặc sửa đổi dữ liệu.

• Định dạng ô: Điều chỉnh phông chữ, màu sắc, kích thước và hơn thế nữa bằng cách sử dụng bảng định dạng ở bên phải (Mac) hoặc nhấn vào biểu tượng cọ vẽ (iOS).

Chèn hàng/Cột:

• Trên Mac: Nhấp chuột phải (hoặc nhấn giữ) vào tiêu đề hàng hoặc cột và chọn "Thêm hàng Trên/Dưới" hoặc "Thêm cột Trước/Sau".

• Trên thiết bị iOS: Nhấn vào tiêu đề hàng hoặc cột, sau đó chọn "Thêm hàng" hoặc "Thêm cột".

Xóa hàng/Cột:

• Trên Mac: Nhấp chuột phải (hoặc nhấn giữ) vào tiêu đề hàng hoặc cột và chọn "Xóa".

• Trên thiết bị iOS: Nhấn vào tiêu đề hàng hoặc cột và chọn "Xóa".

Cách phục hồi tập tin Numbers?

Việc phục hồi tập tin Numbers có thể được thực hiện theo nhiều cách, tùy thuộc vào cách và nơi tập tin được lưu hoặc xóa. Dưới đây là một số phương pháp:

Phục hồi từ iCloud:

Nếu bạn đã sử dụng iCloud để đồng bộ hóa các tập tin Numbers của mình, bạn có thể phục hồi các tập tin đã xóa từ thư mục Gần đây đã xóa trong iCloud.

• Vào iCloud.com và đăng nhập bằng ID Apple của bạn.

• Nhấp vào "Numbers."

• Nhấp vào biểu tượng bánh răng cài đặt ở góc trên bên trái, sau đó chọn "Gần đây đã xóa."

• Nếu tập tin của bạn ở đó, hãy chọn nó và nhấp vào "Phục hồi."

Phục hồi bằng cách sử dụng Time Machine trên Mac:

Nếu các tập tin của bạn được lưu trữ cục bộ trên Mac và bạn đã cấu hình Time Machine để sao lưu, bạn có thể có khả năng lấy lại tập tin đã mất từ một bản sao trước đó.

• Khởi động Finder và vào thư mục nơi tập tin của bạn trước đó được lưu trữ.

• Nhấp vào biểu tượng Time Machine nằm trên thanh menu, sau đó chọn "Vào Time Machine."

• Sử dụng dòng thời gian ở cạnh hoặc các mũi tên để duyệt qua các bản sao lưu, quay ngược lại thời điểm trước khi tập tin của bạn bị xóa.

• Khi bạn nhìn thấy tập tin mong muốn, hãy chọn nó và nhấn nút "Phục hồi."

Cách sử dụng công thức và hàm trong Numbers trên Mac?

Dưới đây là hướng dẫn từng bước:

Nhập công thức:

• Nhấp vào một ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả.

• Bắt đầu bằng cách gõ dấu "=". Điều này cho biết bắt đầu của một công thức.

Sử dụng hàm:

Hàm là các công thức được định nghĩa trước thực hiện các phép tính cụ thể. Numbers hỗ trợ nhiều loại hàm, bao gồm các hàm toán học, thống kê, hàm ngày và giờ, và nhiều hơn nữa.

• Chọn một ô: Nhấp vào ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả của hàm.

• Bắt đầu hàm: Gõ dấu "=" để bắt đầu hàm.

• Nhập hàm: Gõ tên của hàm, sau đó là dấu ngoặc mở. Ví dụ, nếu bạn muốn tính trung bình các giá trị trong các ô từ B2 đến B5, bạn sẽ gõ =TRUNG_BÌNH(.

• Nhập các đối số: Gõ các đối số cho hàm, phân tách bằng dấu phẩy. Trong ví dụ trên, bạn sẽ gõ B2,B3,B4,B5.

• Hoàn thành Hàm: Gõ một dấu ngoặc đóng và nhấn phím Enter để hoàn thành hàm. Kết quả sẽ xuất hiện trong ô.

Sử dụng Trình duyệt Hàm:

• Mở Trình duyệt Hàm: Nhấp vào nút "fx" trên thanh công cụ để mở Trình duyệt Hàm.

• Tìm một Hàm: Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm một hàm, hoặc duyệt danh sách hàm theo danh mục.

• Chèn một Hàm: Nhấp vào một hàm để xem mô tả và ví dụ về cách sử dụng nó. Nhấp vào nút "Chèn Hàm" để chèn hàm vào ô đã chọn.

Nhớ rằng, công thức và hàm trong Numbers không phân biệt chữ hoa chữ thường, vì vậy bạn có thể gõ chúng bằng chữ hoa hoặc chữ thường. Ngoài ra, tham chiếu ô trong Numbers là tuyệt đối theo mặc định, có nghĩa là chúng tham chiếu đến một ô cụ thể và không thay đổi khi bạn sao chép công thức sang một ô khác. Nếu bạn muốn sử dụng tham chiếu tương đối, điều chỉnh theo vị trí của ô, bạn có thể sử dụng hàm OFFSET.

Sự khác biệt giữa WPS Office và Tập tin Numbers

Tính tương thích:

• WPS Office: WPS Office có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm Windows, macOS, Linux, Android và iOS. Nó hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau, chẳng hạn như DOCX, XLSX và PPTX, đảm bảo tính tương thích với các tệp Microsoft Office.

• .Numbers: Các tệp .Numbers chủ yếu liên kết với ứng dụng Numbers của Apple và được thiết kế để hoạt động liền mạch trên các thiết bị macOS và iOS. Trong khi Numbers có thể xuất tệp sang các định dạng như PDF và Microsoft Excel, nó có thể yêu cầu chuyển đổi để tương thích rộng hơn.

Định dạng Tệp:

• WPS Office: Các tệp được tạo bằng WPS Office có các định dạng riêng, chẳng hạn như .wps (Writer), .dps (Thuyết trình) và .et (Bảng tính).

• .Numbers: Các tệp .Numbers có định dạng .numbers. Ví dụ, "document.numbers" đại diện cho một tệp được tạo bằng ứng dụng Numbers của Apple.

Tính năng và Giao diện:

• WPS Office: WPS Office cung cấp một bộ tính năng phong phú với giao diện quen thuộc giống như các phiên bản cũ của Microsoft Office. Nó cung cấp nhiều công cụ và chức năng để tạo và chỉnh sửa tài liệu, thuyết trình và bảng tính.

• .Numbers: Ứng dụng Numbers của Apple nổi tiếng với giao diện gọn gàng và thân thiện với người dùng. Nó cung cấp các tính năng nâng cao như biểu đồ tương tác, mẫu tùy chỉnh, khả năng cộng tác và tích hợp liền mạch với các sản phẩm khác trong hệ sinh thái Apple.

Tích hợp Hệ sinh thái:

• WPS Office: Mặc dù WPS Office có thể tích hợp với các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive và OneDrive, nhưng nó không có tích hợp sâu với các hệ điều hành hoặc thiết bị cụ thể bên ngoài bộ của mình.

• .Numbers: Là một phần của bộ iWork của Apple, các tệp .Numbers được tích hợp liền mạch với các thiết bị và dịch vụ của Apple khác, cho phép chia sẻ, đồng bộ và cộng tác dễ dàng thông qua iCloud.

Ngoài .Numbers, chúng tôi cũng khuyên bạn nên sử dụng WPS Office. Vì vậy, WPS Office là lựa chọn thay thế tốt nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Tôi có thể mở tệp .Numbers trong Excel không?

Có, bạn có thể mở tệp .Numbers trong Excel, nhưng nó cần một vài bước bổ sung vì Excel không hỗ trợ định dạng .Numbers. Dưới đây là cách làm:

• Mở tệp Numbers: Đầu tiên, mở tệp trong Numbers trên Mac, iPhone hoặc iPad của bạn. Nếu bạn không có thiết bị Apple, bạn có thể sử dụng phiên bản web của Numbers trên iCloud.com.

• Xuất sang định dạng Excel: Khi tệp đã mở, hãy vào "Tệp" > "Xuất sang" > "Excel" (trên Mac) hoặc nhấp vào biểu tượng tùy chọn thêm (ba dấu chấm) và chọn "Xuất" > "Excel" (trên iOS).

• Chọn tùy chọn xuất: Bạn sẽ được cung cấp một số tùy chọn cho việc xuất. Chọn tùy chọn mong muốn và nhấp vào "Tiếp theo" (trên Mac) hoặc "Xuất" (trên iOS).

• Lưu tệp Excel: Chọn nơi bạn muốn lưu tệp Excel mới và nhấp vào "Xuất" (trên Mac) hoặc chia sẻ tệp đến vị trí mong muốn (trên iOS).

• Mở tệp Excel: Bây giờ bạn có thể mở tệp Excel mới tạo trong Excel trên Mac, PC Windows hoặc bất kỳ thiết bị nào hỗ trợ Excel.

Cách chuyển đổi tệp Numbers sang Excel?

Chuyển đổi tệp Numbers sang tệp Excel là một quá trình đơn giản. Dưới đây là cách làm:

• Mở tệp Numbers: Đầu tiên, mở tệp trong Numbers trên Mac, iPhone hoặc iPad của bạn. Nếu bạn không có thiết bị Apple, bạn có thể sử dụng phiên bản web của Numbers trên iCloud.com.

• Xuất sang định dạng Excel: Khi tệp đã mở, hãy vào "Tệp" > "Xuất sang" > "Excel" (trên Mac) hoặc nhấp vào biểu tượng tùy chọn thêm (ba dấu chấm) và chọn "Xuất" > "Excel" (trên iOS).

• Chọn tùy chọn xuất: Bạn sẽ được cung cấp một số tùy chọn cho việc xuất. Chọn tùy chọn mong muốn và nhấp vào "Tiếp theo" (trên Mac) hoặc "Xuất" (trên iOS).

• Lưu tệp Excel: Chọn nơi bạn muốn lưu tệp Excel mới và nhấp vào "Xuất" (trên Mac) hoặc chia sẻ tệp đến vị trí mong muốn (trên iOS).

Làm thế nào để mở tệp Numbers trên Windows?

Mở tệp Numbers trên PC Windows có thể phức tạp hơn một chút vì Windows không hỗ trợ tệp Numbers. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng iCloud để mở những tệp này:

• Tạo hoặc Đăng nhập vào iCloud: Truy cập iCloud.com trong trình duyệt web của bạn và đăng nhập bằng Apple ID của bạn. Nếu bạn không có Apple ID, bạn sẽ cần tạo một cái.

• Mở Numbers: Khi bạn đã đăng nhập, nhấp vào biểu tượng "Numbers".

• Tải tệp Numbers lên: Nhấp vào biểu tượng cài đặt ở góc trên bên trái, sau đó chọn "Tải Bảng tính lên". Tìm và chọn tệp Numbers mà bạn muốn mở.

• Mở tệp: Sau khi tệp đã được tải lên, nhấp vào nó trong giao diện Numbers để mở.

Tóm tắt

Bài viết nêu bật sự khác biệt giữa Numbers và WPS Office, một bộ công cụ văn phòng miễn phí và toàn diện. Trong khi Numbers được thiết kế đặc biệt cho hệ sinh thái Apple, WPS Office nổi bật với khả năng tương thích mạnh mẽ và tính linh hoạt. Nó hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau, bao gồm cả định dạng Microsoft Office, và có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm Windows, Mac, iOS, Linux và Android. Điều này khiến WPS Office trở thành một công cụ dễ tiếp cận và tiện lợi cho người dùng trên bất kỳ hệ thống nào, cung cấp một sự thay thế vững chắc cho các bộ công cụ văn phòng khác.