Bạn có bao giờ tự hỏi làm thế nào để ký một tài liệu PDF trực tuyến miễn phí mà không cần in và quét tài liệu không? Nền tảng Smallpdf cung cấp cho người dùng một tính năng - Smallpdf eSign, cho phép họ ký PDF mà không phải trải qua những rắc rối liên quan đến công việc này.
Có thể khó khăn để ký một tài liệu PDF với Smallpdf eSign. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách ký điện tử với Smallpdf. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm.
Smallpdf eSign là gì?
Smallpdf eSign là một nền tảng trực tuyến nơi người dùng có thể ký tài liệu PDF của họ điện tử. Nền tảng này giúp loại bỏ nhu cầu của người dùng phải in tài liệu trước khi ký. Với Smallpdf eSign, bạn có thể tải lên một PDF và thêm chữ ký.
Tuy nhiên, không chỉ dừng lại ở đó. Sau khi ký PDF, bạn có thể chia sẻ tài liệu một cách an toàn qua email hoặc liên kết chia sẻ. Người dùng không phải lo lắng về việc làm mất tính toàn vẹn của tài liệu vì Smallpdf eSign đảm bảo rằng các chữ ký điện tử tuân thủ các quy định về ký điện tử, làm cho chúng có giá trị pháp lý.
Tầm Quan Trọng Của Việc Ký Tài Liệu
Việc ký tài liệu có vai trò quan trọng trong hầu hết các giao dịch chuyên nghiệp và cá nhân. Nhiều tài liệu yêu cầu các bên liên quan ký trước khi chúng có thể được coi là hợp lệ. Các tài liệu này bao gồm các thỏa thuận, hồ sơ tài chính, hợp đồng pháp lý, và các mẫu đơn đồng ý hoặc ủy quyền.
Quá trình ký thường là bằng chứng của sự đồng ý hoặc thỏa thuận và xác thực tính xác thực của tài liệu. Ký điện tử đã làm cho việc ký và chia sẻ tài liệu trở nên thuận tiện mà không cần các bên liên quan phải ở cùng một địa điểm. Nó cũng cung cấp bảo mật cao hơn cho các tài liệu.
Những Thách Thức Của Các Phương Pháp Ký Truyền Thống
Có một số thách thức liên quan đến các phương pháp ký truyền thống. Phương pháp này liên quan đến việc in, ký, quét và gửi lại tài liệu. Dưới đây là một số thách thức bạn có thể gặp phải khi sử dụng các phương pháp ký truyền thống:
Thiếu bảo mật: Một trong những thách thức lớn của phương pháp ký truyền thống là bảo mật của các tài liệu. PDF có thể bị hỏng, mất hoặc thậm chí bị xâm phạm trong quá trình in và quét. Việc giả mạo chữ ký tay cũng dễ dàng hơn so với một chữ ký điện tử.
Khả năng truy cập: Các phương pháp ký truyền thống làm cho việc truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu trở nên khó khăn. Đối với phương pháp ký như vậy, phải có sự trao đổi tài liệu vật lý. Điều này làm cho nó bất tiện, đặc biệt nếu các bên ở những địa điểm khác nhau.
Tốn thời gian: Phương pháp ký truyền thống liên quan đến nhiều bước có thể tốn thời gian và làm chậm quá trình ký tài liệu tổng thể.
Sự dư thừa và không hiệu quả: Việc sử dụng phương pháp ký truyền thống sẽ bao gồm việc in, ký, quét và gửi lại tài liệu. Tất cả các quy trình này có thể tạo ra sự dư thừa và dẫn đến sự không hiệu quả. Hơn nữa, phương pháp ký truyền thống cũng yêu cầu không gian lưu trữ vật lý cho các bản sao in của tài liệu.
Thay đổi tài liệu: Phương pháp này có thể dễ bị lỗi và làm giả vì chữ ký có thể bị giả mạo.
Tổng Quan Về Smallpdf eSign
Smallpdf eSign là một trong những tính năng được cung cấp bởi Smallpdf, một phần mềm PDF trực tuyến làm cho tất cả các nhiệm vụ liên quan đến PDF trở nên đơn giản cho người dùng. Smallpdf eSign là một cách hiệu quả và thân thiện với người dùng để ký tài liệu PDF điện tử. Quá trình này đơn giản, loại bỏ các vấn đề về bảo mật và đảm bảo tài liệu dễ dàng truy cập.
Với Smallpdf, người dùng có thể dễ dàng tải lên các tệp PDF, chú thích tài liệu, và thêm và tùy chỉnh chữ ký của họ. Bạn cũng có thể chia sẻ tất cả các tài liệu đã ký một cách an toàn mà không làm mất tính toàn vẹn.
Các Tính Năng và Lợi Ích của Smallpdf eSign
Người dùng Smallpdf eSign trực tuyến có thể tận hưởng nhiều tính năng và lợi ích, bao gồm:
Giao diện dễ sử dụng: Phần mềm có giao diện trực quan và khá đơn giản. Điều này cho phép người dùng dễ dàng điều hướng và ký tài liệu của họ mà không cần kỹ năng kỹ thuật cao.
Bảo mật: Các tài liệu được ký với Smallpdf eSign là an toàn. Phần mềm Smallpdf có mã hóa SSL giúp đảm bảo tài liệu được bảo mật.
Có giá trị pháp lý: Các tài liệu được ký với Smallpdf có giá trị pháp lý vì phần mềm tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quốc tế về chữ ký điện tử.
Dễ dàng truy cập: Người dùng có thể truy cập Smallpdf eSign từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Bạn cũng có thể tích hợp các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive và Dropbox. Điều này làm cho việc nhập và xuất tài liệu trở nên dễ dàng.
Tùy chọn tùy chỉnh: Smallpdf eSign cho phép người dùng tùy chỉnh diện mạo của chữ ký. Có các mẫu chữ ký mà người dùng có thể chọn nếu họ không muốn vẽ chữ ký của mình. Ngoài chữ ký, người dùng cũng có thể thêm ngày tháng, chữ cái đầu và các văn bản khác vào tài liệu.
Thân thiện với môi trường: Bởi vì các tài liệu được ký điện tử, nó loại bỏ nhu cầu in và quét tài liệu. Điều này dẫn đến việc giảm lượng rác thải và sử dụng giấy, phù hợp với sáng kiến xanh.
Hướng Dẫn Từng Bước Cách Ký PDF Với Smallpdf
Dưới đây là các bước để ký PDF với Smallpdf miễn phí.
Bước 1: Trên trang web của Smallpdf, chọn “eSign PDF”.
Bước 2: Nhấp vào “Chọn tệp” hoặc “Kéo PDF vào đây” để chọn tệp bạn muốn tải lên từ thiết bị của bạn. Nhấp đúp vào tài liệu để tải lên.
Ngoài ra, bạn có thể tải lên một tài liệu từ thiết bị của bạn hoặc một nền tảng lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn vị trí tệp.
Bước 3: Khi một tài liệu đã được tải lên, bạn sẽ thấy các tùy chọn để thêm chữ ký của bạn, chữ cái đầu, trường văn bản, trường ngày tháng, hoặc hộp kiểm.
Bước 4: Nhấp vào tùy chọn “chữ ký của bạn”. Bạn sẽ thấy các tùy chọn để vẽ chữ ký của bạn, tải lên một hình ảnh, hoặc nhập chữ cái đầu của bạn. Chọn tùy chọn phù hợp và nhấp vào “tạo”. Bạn có thể sử dụng bàn di chuột hoặc chuột để vẽ chữ ký của bạn.
Bước 5: Điều hướng đến khu vực tài liệu nơi chữ ký sẽ xuất hiện. Nhấp vào khu vực đó, và một hộp nhắc sẽ xuất hiện. Chọn tùy chọn chữ ký, và nền tảng sẽ dán chữ ký.
Bước 6: Nhấp vào chữ ký để điều chỉnh kích thước, thay đổi màu sắc, hoặc sao chép.
Bước 7: Thêm các yếu tố khác như ngày tháng, hộp kiểm, và trường văn bản nếu cần. Xem lại tài liệu để đảm bảo chữ ký được đặt đúng chỗ.
Bước 8: Nhấp vào "Hoàn tất & Ký" sau khi bạn xem lại tài liệu. Smallpdf sẽ tự động lưu tài liệu. Nhấp vào nút "tải xuống" để lưu tệp trên thiết bị của bạn.
Mẹo và Thực Hành Tốt Nhất Để Ký Hiệu Quả
Dưới đây là mẹo và thực tiễn tốt nhất để ký hiệu quả trên Smallpdf sign.
#1. Xem Xét Tài Liệu Trước Khi Ký
Cần phải xem xét kỹ lưỡng tài liệu trước khi ký trên Smallpdf. Điều này giúp bạn hiểu tất cả các điều khoản và điều kiện và đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết đã được ghi lại.
#2. Đảm Bảo Chữ Ký Của Bạn Có Thể Đọc Được
Có thể khó để tái tạo chữ ký quá phức tạp. Vì vậy, tốt nhất là giữ cho tất cả các chữ ký rõ ràng và dễ đọc.
#3. Lưu Tài Liệu Đã Ký
Bạn sẽ cần có một bản sao của tài liệu để tham khảo sau này. Do đó, rất quan trọng để lưu tài liệu sau khi ký.
#4. Xác Minh Tính Xác Thực Của Tài Liệu
Trước khi ký bất kỳ tài liệu nào, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng tính toàn vẹn của tài liệu đó không bị xâm phạm. Hãy chú ý đến các sự khác biệt và thay đổi có thể xảy ra.
WPS PDF So Với Smallpdf
WPS PDF và Smallpdf thường được nghĩ đến khi làm việc với tài liệu PDF. Những nền tảng này phổ biến vì cung cấp các tính năng giúp người dùng dễ dàng thực hiện các thay đổi trên PDF.
Dù chức năng của WPS PDF và Smallpdf tương tự, chúng khác nhau ở một số điểm quan trọng.
#1. Tính Năng
Dù cả hai nền tảng có thể có các tính năng tương tự, những tính năng của WPS PDF là đa dạng hơn. Điều này cho phép người dùng thực hiện nhiều tác vụ liên quan đến PDF, như chuyển đổi tài liệu, chỉnh sửa và chú thích. Người dùng cũng có thể ký tài liệu trực tuyến miễn phí và chia sẻ chúng theo thời gian thực với các thành viên trong nhóm.
Smallpdf cho phép người dùng thêm và xóa trang, hình ảnh, văn bản và ký điện tử tài liệu. Tuy nhiên, tính năng cộng tác theo thời gian thực, do WPS PDF cung cấp, không có trên Smallpdf.
#2. Tính Tương Thích
WPS PDF mang lại sự linh hoạt hơn vì trình xem của nó tương thích với nhiều nền tảng và định dạng tài liệu khác nhau. Trong khi Smallpdf cho phép người dùng làm việc trên các định dạng tệp khác nhau, họ có thể gặp khó khăn vì nền tảng không hỗ trợ một số định dạng tệp.
#3. Giá Cả
Cả hai nền tảng đều cung cấp các tính năng chỉnh sửa miễn phí cho tài liệu PDF. Tuy nhiên, phiên bản cao cấp của WPS PDF yêu cầu người dùng trả một khoản phí một lần là 29,99 USD. Điều này rẻ hơn so với các trình chỉnh sửa PDF khác bao gồm Smallpdf, nơi người dùng phải trả phí hàng tháng và hàng năm để truy cập các tính năng nâng cao.
#4. Hiệu Quả và Tốc Độ
Về tốc độ và hiệu quả, WPS PDF cho phép người dùng mở và làm việc trên các tệp của họ nhanh hơn đáng kể. Điều này không ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra. Smallpdf, mặt khác, phụ thuộc vào kết nối internet vì là nền tảng trực tuyến. Điều này có thể làm việc trên nền tảng chậm hơn, đặc biệt nếu kết nối internet kém.
#5. Kích Thước Tệp Cho Phép
Với WPS PDF, người dùng có thể tải lên và chỉnh sửa tài liệu có kích thước lên đến 200MB. Trong khi đó, Smallpdf chỉ cho phép tệp có kích thước trong phạm vi 100MB.
#6. An Ninh
Smallpdf đảm bảo sự an toàn của tài liệu. Người dùng có thể thêm mật khẩu vào tài liệu của họ hoặc mã hóa chúng để hạn chế quyền truy cập.
Công cụ che đậy mà cả WPS PDF và Smallpdf cung cấp nâng cao tính bảo mật của tài liệu. Với tính năng này, người dùng có thể xóa các phần nhạy cảm của tài liệu trước khi chia sẻ với người khác.
WPS PDF cung cấp tất cả các tính năng bảo mật mà Smallpdf cung cấp nhưng có phạm vi bảo vệ rộng hơn, làm cho nó lý tưởng cho người dùng ký các tài liệu nhạy cảm cao.
Các Sự Thay Thế Tốt Nhất Của Smallpdf - WPS Office
Dù Smallpdf rất hiệu quả và đáng tin cậy cho các tác vụ liên quan đến PDF, WPS Office là một sự thay thế tuyệt vời cho người dùng. WPS Office là một ứng dụng công cụ văn phòng mạnh mẽ hiện đại cung cấp cho người dùng một loạt các tính năng, bao gồm WPS PDF.
Một số chức năng mà WPS PDF cung cấp cho người dùng bao gồm tạo tài liệu PDF, ký, chỉnh sửa và chuyển đổi. Giao diện thân thiện với người dùng của WPS PDF giúp nó dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác của WPS Office. Các tính năng bảo mật cũng giúp đảm bảo rằng các tài liệu vẫn an toàn.
WPS Office hỗ trợ chữ ký điện tử đồng thời cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh cho người dùng. Phần tốt nhất là bạn có thể chỉnh sửa và ký tất cả các tài liệu trên WPS PDF, ngay cả khi bạn không kết nối với internet.
Câu Hỏi Thường Gặp
Q1: Smallpdf Sign đảm bảo tính hợp pháp của chữ ký điện tử như thế nào?
Thuật toán của Smallpdf được cấu hình để tạo ra dấu vân tay hoặc chứng nhận số có thể xác minh cho mỗi người ký tài liệu trên nền tảng. Quá trình tạo ra này được hỗ trợ bởi một quá trình mã hóa, làm cho mỗi chữ ký là duy nhất và khó làm giả. Tuy nhiên, bạn phải đăng ký phiên bản pro để truy cập tính năng ký và xác minh mã hóa.
Q2: Tôi có thể ký tài liệu bằng Smallpdf Sign trên các thiết bị di động không?
Có. Là người dùng miễn phí, bạn có thể ký tài liệu bằng Smallpdf trên bất kỳ thiết bị di động nào.
Tóm Tắt
Smallpdf là một nền tảng giúp người dùng dễ dàng ký PDF trực tuyến mà không gặp nhiều rắc rối, cùng nhiều tính năng khác. Tuy nhiên, bạn có thể chọn WPS PDF nếu các tệp lớn. Nếu bạn cần đầu ra nhanh, bảo mật tài liệu cao hơn và các công cụ chỉnh sửa PDF rộng rãi hơn, WPS PDF là lý tưởng.
