Các freelancer luôn phải xoay sở với hàng tá công việc: từ việc của khách hàng, deadline gấp rút, cho đến việc theo dõi các khoản thanh toán. Việc xuất hóa đơn có thể trở thành một nỗi ám ảnh thực sự, ngốn rất nhiều thời gian và tiềm ẩn nguy cơ sai sót không đáng có. Làm thế nào để bạn tạo ra những hóa đơn vừa chuyên nghiệp vừa giúp bạn nhận được thanh toán nhanh chóng? Các mẫu hóa đơn cho freelancer chính là lối tắt giúp bạn có được những hóa đơn thanh toán gọn gàng và tùy chỉnh dễ dàng. Hướng dẫn này sẽ tổng hợp những mẫu tốt nhất để giữ cho dòng tiền của bạn luôn trôi chảy.
Mẫu hóa đơn cho freelancer là gì và cách tạo một mẫu

Mẫu hóa đơn cho freelancer là một biểu mẫu có sẵn mà các freelancer sử dụng để xuất hóa đơn cho khách hàng. Mẫu này bao gồm:
Tên của bạn, thông tin liên hệ, chi tiết khách hàng và một số hóa đơn duy nhất
Dịch vụ, mức giá, tổng tiền và điều khoản thanh toán (giúp hóa đơn hợp lệ và giảm thiểu tranh chấp)
Cấu trúc rõ ràng giúp xây dựng lòng tin và tránh thanh toán trễ hạn
Giao diện nhất quán, chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt công việc giấy tờ
Các mẫu cho phép bạn tập trung vào công việc thay vì định dạng hóa đơn
Bạn có thể tạo một hóa đơn từ đầu nhưng điều đó không cần thiết—các mẫu sẽ xử lý các chi tiết và cho phép bạn thêm phong cách cá nhân của mình.
Bước 1: Điền ngay tên, tên doanh nghiệp (nếu có) và thông tin liên hệ của bạn.

Bước 2: Thêm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của khách hàng.

Bước 3: Cung cấp một số hóa đơn duy nhất và ngày phát hành.
Bước 4: Liệt kê các dịch vụ hoặc công việc của bạn, kèm theo mức giá và số giờ nếu cần.
Bước 5: Tính toán chính xác tổng tiền, thuế và mọi khoản giảm giá.
Bước 6: Ghi rõ các điều khoản thanh toán, như ngày đến hạn và phương thức thanh toán.
Bước 7: Thêm logo hoặc màu sắc thương hiệu để tăng thêm phần chuyên nghiệp.
Trước đây, tôi thường tự tạo hóa đơn thủ công, chúng trông rất sơ sài và tốn rất nhiều thời gian. Chuyển sang dùng mẫu là một bước ngoặt—hóa đơn của tôi giờ đây trông chuyên nghiệp hơn và khách hàng thanh toán nhanh hơn.
10 Mẫu hóa đơn cho freelancer tốt nhất
Dưới đây là 10 mẫu hóa đơn miễn phí hoặc có phiên bản miễn phí dành cho freelancer. Mỗi mẫu có một phong cách, định dạng (Word, Excel, PDF) độc đáo và khả năng tùy chỉnh dễ dàng. Chúng cực kỳ đơn giản để sử dụng và giúp việc thanh toán của bạn luôn sắc nét. Tên và định dạng của mẫu được liệt kê sẵn cho bạn. Hãy chọn một mẫu phù hợp với phong cách của bạn.
1. Invoice Bentuk Minimalis (Word)

Mẫu Invoice Bentuk Minimalis trong Word là một định dạng hóa đơn đơn giản cho freelancer, dành cho những người viết muốn có một hóa đơn thanh toán gọn gàng, không rườm rà. Thiết kế tối giản của nó giữ cho mọi thứ chuyên nghiệp mà không có bất kỳ chi tiết thừa nào, hoàn hảo cho các nhà văn hoặc chuyên gia tư vấn bận rộn. Mẫu có các mục rõ ràng cho dịch vụ, mức giá và điều khoản thanh toán, vì vậy việc chỉnh sửa rất dễ dàng. Mẫu này rất tuyệt vời cho các freelancer cần hóa đơn nhanh chóng và đơn giản. Bạn có thể điều chỉnh phông chữ hoặc màu sắc để phù hợp với phong cách của mình trong nháy mắt.
Tôi đã sử dụng mẫu này cho một công việc viết lách và giao diện gọn gàng của nó đã giúp tôi thoát khỏi những cơn đau đầu về định dạng. Khách hàng cho biết mẫu này rất dễ đọc và thanh toán.
2. Invoice Ring Kombinasi (Word)

Mẫu Invoice Ring Kombinasi trong Word kết hợp giữa vẻ ngoài hiện đại và nét chuyên nghiệp, lý tưởng cho các freelancer sáng tạo muốn nổi bật. Thiết kế dạng vòng của nó tạo thêm một nét tinh tế cho các mục như dịch vụ và tổng tiền mà không quá lố. Mẫu này hoàn hảo cho những ai muốn hóa đơn vừa nổi bật vừa rõ ràng. Việc chỉnh sửa rất dễ dàng, ngay cả khi bạn đang bận rộn. Việc tùy chỉnh mang lại cảm giác dễ dàng, cho phép bạn lồng ghép phong cách thương hiệu của mình.
Một khách hàng rất thích thiết kế dạng vòng và nói rằng nó tạo cảm giác mới mẻ, khơi mào một cuộc trò chuyện về công việc sáng tạo của tôi, giúp xây dựng lòng tin.
3. Invoice Simpel Hijau Pastel (Word)

Mẫu Invoice Simpel Hijau Pastel trong Word là một mẫu hóa đơn cho freelancer với cảm giác màu xanh pastel nhẹ nhàng. Thiết kế thân thiện của nó vừa chuyên nghiệp vừa dễ tiếp cận, rất phù hợp cho các nhà văn hoặc nhà thiết kế muốn có một chút ấm áp. Các mục của mẫu cho dịch vụ và mức giá rất dễ cập nhật. Mẫu này lý tưởng cho các freelancer hướng đến một giao diện ấm cúng, tinh tế. Bạn có thể điều chỉnh nó nhanh chóng để phù hợp với phong cách của mình.
Màu xanh pastel đã mang lại cho hóa đơn của tôi một cảm giác chào đón, và khách hàng nói rằng nó làm cho việc thanh toán bớt lạnh lùng và trang trọng.
4. Invoice Coklat Geometris (Word)

Mẫu Invoice Coklat Geometris trong Word nổi bật với thiết kế hình học màu nâu táo bạo dành cho các freelancer muốn tạo nên sự khác biệt. Bố cục có cấu trúc của nó có tất cả các mục chính, giúp dễ dàng tùy chỉnh cho bất kỳ công việc nào. Mẫu này hoàn hảo cho các chuyên gia tư vấn hoặc sáng tạo cần một giao diện nổi bật, chuyên nghiệp. Nó bắt mắt nhưng đơn giản để chỉnh sửa, ngay cả đối với những người mới sử dụng Word. Bạn có thể điều chỉnh nó cho phù hợp với thương hiệu của mình một cách nhanh chóng.
Một khách hàng tư vấn đã hết lời khen ngợi phong cách hình học, nói rằng nó tạo cảm giác hiện đại và làm cho hóa đơn của tôi nổi bật.
5. Invoice Garis Biru (Word)

Mẫu Invoice Garis Biru trong Word kết hợp thiết kế kẻ xanh với cảm giác chuyên nghiệp, dễ tiếp cận. Nó rất tuyệt vời cho các freelancer xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng thông qua việc thanh toán nhất quán. Các mục rõ ràng của mẫu giúp chỉnh sửa nhanh chóng, ngay cả trong những ngày bận rộn. Thiết kế cân bằng của nó phù hợp với mọi ngành. Bạn có thể điều chỉnh nó để phản ánh thương hiệu của mình mà không tốn nhiều công sức.
Các khách hàng cũ rất thích các đường kẻ xanh, nói rằng chúng làm cho hóa đơn của tôi tạo cảm giác thân thiện nhưng vẫn chuyên nghiệp, củng cố mối quan hệ của chúng tôi.
6. Invoice Simple Modern (Word)

Mẫu Invoice Simple Modern trong Word là một mẫu hóa đơn tốt nhất cho freelancer, nổi bật với thiết kế hiện đại, bóng bẩy. Nó cực kỳ dễ chỉnh sửa, phù hợp với các ngành từ viết lách đến tư vấn như một chiếc găng tay. Bạn có thể cập nhật dịch vụ và mức giá để có một giao diện tùy chỉnh nhanh chóng. Mẫu này lý tưởng cho các freelancer quan tâm đến việc xây dựng thương hiệu. Định dạng Word này giúp việc tùy chỉnh trở nên mượt mà.
Tôi đã chỉnh sửa mẫu này cho một khách hàng khó tính và sự linh hoạt của Word đã cho phép tôi đáp ứng nhu cầu của họ mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.
7. Fresh Green Invoice Form (PDF)

Mẫu Fresh Green Invoice Form ở định dạng PDF là lựa chọn hoàn hảo để tạo một hóa đơn PDF cho freelancer với giao diện sống động và an toàn. Thiết kế chuyên nghiệp, đầy màu sắc của nó tỏa sáng cho các freelancer sáng tạo như nhà thiết kế hoặc nhiếp ảnh gia. Định dạng cố định giúp khách hàng không thể thay đổi chi tiết, tạo thêm sự yên tâm. Nó đơn giản để sử dụng với các chỉnh sửa tối thiểu. Mẫu này rất tuyệt vời để gửi nhanh chóng và an toàn.
Các khách hàng thiết kế của tôi đã phát cuồng vì giao diện màu xanh lá, nói rằng nó làm cho hóa đơn của tôi nổi bật so với những hóa đơn nhàm chán.
8. Simple Grey Invoice Form (PDF)

Mẫu Simple Grey Invoice Form ở định dạng PDF là một lựa chọn tối giản cho việc thanh toán không rườm rà. Thiết kế sạch sẽ, trung tính của nó giữ cho mọi thứ chuyên nghiệp mà không có bất kỳ sự lộn xộn nào. Mẫu này lý tưởng cho các freelancer có hàng tấn hóa đơn cần gửi. Nó nhanh chóng để quản lý, tiết kiệm thời gian vào những ngày bận rộn. Giao diện màu xám phù hợp với mọi ngành mà không quá phô trương.
Trong một tuần bận rộn, mẫu này đã cho phép tôi gửi hóa đơn một cách nhanh chóng mà không làm chậm quy trình làm việc của mình.
9. Simple Fresh Purple Invoice Format (Excel)

Mẫu Simple Fresh Purple Invoice Format trong Excel là một mẫu hóa đơn cho freelancer miễn phí với thiết kế màu tím sống động. Nó hoàn hảo cho các freelancer cần tính toán tự động cho thuế và tổng tiền. Bố cục rõ ràng dễ chỉnh sửa, ngay cả đối với những người mới sử dụng Excel. Nó phù hợp với các chuyên gia tư vấn hoặc nhà văn có hóa đơn phức tạp. Việc tùy chỉnh nhanh chóng và cực kỳ ổn định.
Cảm giác màu tím đã thêm một chút thú vị và các phép tính đã giúp tôi thoát khỏi cơn ác mộng tính thuế.
10. Invoice with Hours and Rate (Excel)

Mẫu Invoice with Hours and Rate trong Excel được xây dựng cho các freelancer thanh toán theo giờ, như nhà văn hoặc chuyên gia tư vấn. Bố cục rõ ràng của nó có các mục cho giờ, mức giá và tổng tiền, với các phép tính tự động để đảm bảo độ chính xác. Mẫu này hoàn hảo cho việc thanh toán chi tiết, dựa trên thời gian. Nó chuyên nghiệp và dễ chỉnh sửa. Định dạng Excel giúp các con số của bạn luôn chính xác.
Đối với một công việc viết lách theo dõi thời gian, mẫu này đã giúp việc thanh toán trở nên chính xác và dễ dàng, không cần phải tính toán số liệu.
Cách chỉnh sửa và tùy chỉnh mẫu hóa đơn của bạn

Cách chỉnh sửa và tùy chỉnh mẫu hóa đơn trong Word
Bước 1: Mở mẫu Invoice Bentuk Minimalis trong WPS Office Writer.

Bước 2: Cập nhật các mục như tên, chi tiết khách hàng và dịch vụ bằng thanh công cụ.
Bước 3: Điều chỉnh phông chữ hoặc màu sắc, sau đó lưu hoặc xuất dưới dạng PDF để chia sẻ.

WPS Writer có cảm giác giống như Word nhưng miễn phí, giúp việc chỉnh sửa hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng, ngay cả đối với người mới bắt đầu.
Cách chỉnh sửa và tùy chỉnh mẫu hóa đơn trong Excel
Bước 1: Mở mẫu Simple Fresh Purple Invoice Format trong WPS Spreadsheets.

Bước 2: Chỉnh sửa các ô cho chi tiết hóa đơn và sử dụng công thức để tính toán tự động.
Bước 3: Lưu tệp hoặc xuất dưới dạng PDF để chia sẻ chuyên nghiệp.

Các công thức của Excel đã giúp tôi thoát khỏi nỗi đau tính thuế, giữ cho hóa đơn của tôi không có lỗi và nhanh chóng.
Cách chỉnh sửa và tùy chỉnh mẫu hóa đơn trong PDF
Bước 1: Mở mẫu Fresh Green Invoice Form trong WPS PDF Editor.

thẻ alt: Các tùy chọn mở và từ tệp của WPS
Bước 2: Sử dụng các công cụ văn bản để cập nhật các mục hoặc thêm chú thích khi cần.

Bước 3: Lưu các thay đổi hoặc chia sẻ hóa đơn kỹ thuật số với khách hàng.

Các công cụ miễn phí của WPS PDF Editor giúp việc chỉnh sửa PDF trở nên dễ dàng, hoàn hảo cho việc gửi cho khách hàng vào phút chót.
Câu hỏi thường gặp
Q: Làm cách nào để hóa đơn của tôi trông chuyên nghiệp?
Sử dụng các tiêu đề rõ ràng, phông chữ nhất quán, nhận diện thương hiệu và tính toán chính xác. Các công cụ như WPS Office giúp tạo ra một giao diện bóng bẩy.
Q: Tôi nên gửi hóa đơn cho freelancer đến khách hàng như thế nào?
Gửi hóa đơn qua email dưới dạng PDF, in chúng ra hoặc chia sẻ qua các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox.
Q: Các mẫu hóa đơn cho freelancer giúp theo dõi thanh toán như thế nào?
Các mẫu có số hóa đơn và ngày tháng giúp dễ dàng theo dõi các hóa đơn đã thanh toán, đang chờ xử lý hoặc quá hạn.
Q: Tôi nên bao gồm những điều khoản thanh toán nào trong hóa đơn của mình?
Chỉ định ngày đến hạn, các phương thức thanh toán được chấp nhận và phí trả chậm nếu có.