Lỗi File Word Bị Đơ Khi In: Nguyên Nhân Và Cách Khắc Phục

Câu trả lời nhanh: Nếu tài liệu Word bị treo khi in (hoặc Xem trước bản in báo “Not responding”), hãy coi đây là sự cố về đường dẫn in—không phải lỗi do nhập liệu. Trước tiên, hãy thử Microsoft Print to PDF. Nếu in sang PDF thành công, hãy xóa bộ đệm in (print spooler) của Windows và cập nhật/cài đặt lại trình điều khiển máy in. Nếu máy in nào cũng làm Word bị treo, hãy khởi động Word ở Chế độ an toàn (Safe Mode), tắt các phần bổ trợ (add-in), sau đó giảm dung lượng các hình ảnh lớn và tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) trước khi in lại.

 

Đây là một vấn đề rất phổ biến: người dùng có thể mở, chỉnh sửa và lưu, nhưng ngay khi nhấn File → Print hoặc mở Xem trước bản in, Microsoft Word liền bị đứng hoặc treo. Việc khởi động lại đôi khi giải quyết được vấn đề trong vài ngày, sau đó tình trạng treo lại tiếp diễn—vì vậy bạn cần một quy trình chẩn đoán lỗi rõ ràng, chứ không phải giải pháp ảo tưởng chỉ với một cú nhấp chuột.

Tại sao Word bị treo khi in (các nguyên nhân phổ biến)

• Trình điều khiển máy in / Sự cố kết nối — driver lỗi thời, do nâng cấp lên Windows 11, máy in mạng chập chờn hoặc cổng WSD không ổn định.

• Lệnh in bị kẹt trong Print Spooler — hàng đợi bị kẹt khiến Word bị treo ngay khi kết nối với máy in.

• Phần bổ trợ (Add-in) của Word — các công cụ hỗ trợ PDF, đồng bộ hóa đám mây hoặc thanh công cụ của bên thứ ba chỉ bị lỗi khi In.

• Tài liệu quá nặng — chứa nhiều ảnh độ phân giải cao, tệp .docx có dung lượng lớn, có bật Track Changes, nhiều bình luận hoặc bố cục phức tạp làm đứng tính năng Xem trước bản in.

• Lỗi/Xung đột tương thích từ Office hoặc hệ điều hành — bản cài đặt Office bị hỏng, thiếu bản cập nhật hoặc lỗi hệ thống máy in trên Mac/Windows.

Cách khắc phục 1: Xác định nguyên nhân do máy in hay do tài liệu

1. Trong Word, nhấn Ctrl + P (hoặc File → Print).

2. Đổi máy in sang Microsoft Print to PDF (hoặc Save as PDF trên Mac).

3. Hãy in/lưu một vài trang ngắn trước.

 

• In PDF bình thường, nhưng máy in văn phòng làm treo Word: hãy tập trung xử lý bộ đệm in (spooler) + driver + kết nối máy in.

• Máy in nào cũng làm treo Word (kể cả PDF): hãy kiểm tra các phần bổ trợ của Word, bản thân tệp tài liệu đó hoặc sửa lỗi phần mềm Office.

• Chỉ một tệp duy nhất bị treo: hãy giảm dung lượng tài liệu đó (hình ảnh/đánh dấu) hoặc sao chép nội dung sang một tệp trống mới.

Cách khắc phục 2: Xóa bộ đệm in (Print Spooler), sau đó cập nhật driver

1. Đóng Word.

2. Nhấn Win + R, nhập services.msc, mở Print Spooler → Stop.

3. Xóa các tệp bên trong C:\Windows\System32\spool\PRINTERS (bạn có thể cần quyền quản trị viên).

4. Khởi động lại Print Spooler.

5. Trong Windows Settings, hãy gỡ bỏ máy in, sau đó cài đặt driver mới nhất từ nhà sản xuất (nên ưu tiên gói Universal/PCL hiện tại trên Windows 11 nếu driver dành riêng cho máy đó bị lỗi).

6. Đối với máy in mạng liên tục bị treo, hãy chuyển từ cổng WSD sang cổng TCP/IP tiêu chuẩn có IP tĩnh nếu có thể.

 

Đồng thời xác nhận máy in đã được bật và ở trạng thái Sẵn sàng (Ready). Word thường bị treo lâu hơn khi Windows đang chờ một máy in mặc định đang ngoại tuyến (offline).

Cách khắc phục 3: Loại trừ nguyên nhân do phần bổ trợ Word (Chế độ an toàn)

1. Thoát hoàn toàn Word.

2. Nhấn Win + R, nhập winword /safe, rồi nhấn Enter.

3. Mở lại tài liệu đó và thử File → Print.

 

Nếu in bình thường trong Chế độ an toàn: Chọn File → Options → Add-ins → Manage: COM Add-ins → Go, bỏ chọn các phần bổ trợ của bên thứ ba, khởi động lại Word như bình thường và bật lại từng cái một để tìm ra thủ phạm.

Cách khắc phục 4: Giảm dung lượng các tài liệu làm treo Xem trước bản in

Tính năng Xem trước bản in và In đều yêu cầu Word hiển thị toàn bộ trang dựa trên driver đã chọn. Các bản thảo dài chứa các ghi chú dạng bong bóng (balloon) và ảnh chụp từ điện thoại là nguyên nhân gây treo thường gặp—đặc biệt là trên các máy tính có cấu hình thấp.

1. Trên thẻ Review, hãy đơn giản hóa các phần đánh dấu (hoặc tắt ghi chú bong bóng) và trong File → Print, bỏ chọn mục Print Markup khi bạn cần in một bản in sạch, không chứa các ghi chú chỉnh sửa.

2. Nén hình ảnh: nhấp vào một hình ảnh → Picture Format → Compress Pictures → Print (220 ppi), xóa các vùng bị cắt, áp dụng cho tất cả hình ảnh.

3. Lưu bằng (Save As) thành một tệp .docx mới, sau đó thử lại tính năng Xem trước bản in.

4. Vẫn bị treo ở một tệp? Hãy tạo một tài liệu trống và dán các phần nội dung vào mà không nhúng các đối tượng cũ.

 

Cách khắc phục 5: Sửa lỗi Office và cập nhật Windows hoặc macOS

• Windows: Mở Settings → Apps → Microsoft 365 / Office → Modify → Online Repair, sau đó khởi động lại.

• Cài đặt các bản Windows Update và cập nhật Office đang chờ xử lý (nhiều người dùng cho biết tình trạng treo sẽ lặp lại cho đến khi hệ điều hành được cập nhật bản mới nhất).

• Mac: cập nhật Word từ Microsoft AutoUpdate và luôn giữ cho macOS ở phiên bản mới nhất; thêm lại máy in nếu Xem trước bản in bị treo sau khi nâng cấp hệ điều hành.

• Xác nhận khổ giấy/hướng giấy khớp với giấy in và bạn không vô tình chọn phải mục “Print to file” đã bị lỗi.

Ngăn chặn tình trạng treo xuất hiện trở lại

• Luôn cập nhật driver máy in từ nhà sản xuất sau các bản cập nhật tính năng của Windows.

• Đừng để một máy in mạng bị mất kết nối làm máy in mặc định của Windows.

• Nén các ảnh có kích thước lớn trước (hoặc ngay sau) khi chèn vào tài liệu.

• Chấp nhận/từ chối hoặc ẩn tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) trước khi thực hiện in khối lượng lớn lần cuối.

• Tắt các phần bổ trợ (add-in) của Word không sử dụng; kiểm tra chức năng In sau mỗi bản cập nhật Office.

• Đối với máy in đa chức năng (MFP) dùng chung trong văn phòng, nên ưu tiên cài đặt TCP/IP ổn định thay vì sử dụng WSD tự động phát hiện nếu được bộ phận IT cho phép.

Một lựa chọn khác: in từ WPS Writer khi Word liên tục bị treo

Xem trước bản in và quá trình kết nối máy in của Word là nơi nhiều người gặp lỗi “Not responding”—đặc biệt là đối với các tài liệu chứa hình ảnh lớn, bình luận và đánh dấu chỉnh sửa. Việc xóa bộ nhớ đệm, cài đặt lại driver và sửa lỗi phần mềm Office giải quyết được nhiều trường hợp, nhưng điều này khá tốn thời gian khi bạn chỉ cần in tài liệu gấp trong ngày hôm nay.

Nếu bạn sử dụng WPS Office, hãy mở cùng tệp .docx đó trong WPS Writer như một phương án dự phòng thực tế: Tính năng Xem trước bản in và xử lý lệnh in được xây dựng để hoạt động mượt mà trên các máy tính thông thường, Writer có thể giúp bạn xử lý các tệp chứa nhiều hình ảnh lớn trơn tru hơn và bạn có thể ẩn bình luận/bản chỉnh sửa để in sạch đẹp mà không cần phải vật lộn với các cài đặt in đánh dấu (markup) của Word. Hãy kiểm tra bản xem trước, in ở tỷ lệ 100%, sau đó duy trì tình trạng tốt cho driver để đảm bảo cả hai ứng dụng đều hoạt động ổn định.

 

Bạn cần xem tổng quan về cách in trong Word? Xem thêm cách in tài liệu trong Word.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao tài liệu Word bị treo khi in?

Thường gặp nhất là do driver máy in, bộ đệm in bị kẹt hoặc phần bổ trợ của Word. Hình ảnh nặng và bật Theo dõi thay đổi (Track Changes) cũng có thể làm treo Xem trước bản in ở các tệp tin dài.

Word bị treo khi tôi mở File → Print, nhưng tôi vẫn có thể chỉnh sửa—tôi nên thử làm gì trước tiên?

Chuyển máy in sang Microsoft Print to PDF. Chỉ cần bài kiểm tra này, bạn sẽ biết nên khắc phục kết nối máy in vật lý hay chính bản thân phần mềm Word.

Tại sao tính năng Xem trước bản in của Word bị treo hoặc báo Not responding?

Tính năng Xem trước bản in sẽ tải driver của máy in đang hoạt động. Một driver bị lỗi, máy in mặc định đang ngoại tuyến hoặc một tài liệu chứa quá nhiều phần đánh dấu chỉnh sửa đều có thể làm treo cửa sổ xem trước.

Làm thế nào để sửa lỗi Word bị treo khi in trên Windows 11?

Xóa Print Spooler (Bộ đệm in), cài đặt lại driver hiện tại từ nhà sản xuất, kiểm tra in sang PDF, sau đó chạy Word ở Chế độ an toàn để loại trừ nguyên nhân do phần bổ trợ (add-in). Hãy sửa lỗi phần mềm Office và cài đặt các bản cập nhật Windows nếu vẫn không thành công.

Track Changes (Theo dõi thay đổi) hoặc bình luận có thể làm Word bị treo khi in không?

Có—đặc biệt là trên các tài liệu dài. Hãy tắt Print Markup (In đánh dấu) để có một bản in sạch, đơn giản hóa tính năng Show Markup và nén hình ảnh trước khi thử in lại.

Làm cách nào để ngăn Word không bị treo nữa khi tôi in?

Cập nhật driver sau khi nâng cấp hệ điều hành, tránh để máy in mặc định ở trạng thái ngoại tuyến, nén ảnh từ sớm, xóa các phần đánh dấu (markup) trước khi thực hiện các lệnh in lớn và gỡ bỏ các phần bổ trợ không sử dụng.

Tóm tắt

Khi Word bị treo trong lúc in hoặc Xem trước bản in, hãy bắt đầu bằng lệnh Print to PDF để phân loại các vấn đề về driver với các vấn đề từ tài liệu/phần mềm Word. Xóa bộ đệm (spooler), làm mới driver máy in, kiểm tra phần bổ trợ trong Chế độ an toàn, sau đó giảm dung lượng các tệp chứa nhiều hình ảnh hoặc đánh dấu chỉnh sửa. Hãy sửa lỗi phần mềm Office và cập nhật Windows/macOS nếu tình trạng treo vẫn tiếp diễn. Để giảm thiểu tình trạng bị treo lặp lại, hãy luôn cập nhật driver và đừng gửi thẳng các bản thảo đang sửa đổi quá nặng đến máy in. Nếu bạn cần in cùng một tệp .docx đó một cách ổn định hơn, hãy mở tệp trong WPS Writer sau khi đã thử các cách khắc phục trên Word như ở trên.

Tải xuống Office miễn phí

• Sử dụng Word, Excel và PPT MIỄN PHÍ, không quảng cáo.

• Chỉnh sửa tệp PDF bằng bộ công cụ PDF mạnh mẽ.

• Giao diện giống Microsoft. Dễ sử dụng. Tương thích 100%.

• Nâng cao năng suất làm việc của bạn với vô số biểu mẫu Word, Excel, PPT và CV miễn phí của WPS.

Tải xuống miễn phí

Bảo mật 100%

Lê Minh Tuấn