Cách Tạo Biểu Đồ trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước

Biểu đồ giúp bạn trực quan hóa dữ liệu, từ đó tạo ra tác động mạnh mẽ nhất đến người đọc. Dù bạn là sinh viên, dân văn phòng chuyên nghiệp, hay chỉ đơn giản là người muốn khám phá mọi ngóc ngách của việc trình bày dữ liệu, hướng dẫn này sẽ đồng hành cùng bạn từng bước một trong quá trình tạo ra các loại biểu đồ đa dạng trong Excel.

Các biểu đồ trong Excel có nhiều kiểu khác nhau, bao gồm biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, biểu đồ phân tán và nhiều loại khác. Chúng giúp bạn dễ dàng nhận ra các quy luật, xu hướng và mối tương quan ẩn trong dữ liệu, từ đó đơn giản hóa việc rút ra những thông tin chuyên sâu có giá trị và truyền đạt các phát hiện của bạn một cách hiệu quả.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu về các loại biểu đồ Excel và cách tạo chúng từ chính dữ liệu của bạn.

Phần 1: Khám phá các loại đồ thị và biểu đồ trong Excel

Excel cung cấp đa dạng các loại đồ thị và biểu đồ để giúp người dùng trực quan hóa và trình bày dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Những loại biểu đồ này, có sẵn trong Microsoft Excel, sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn trực quan hóa và sắp xếp dữ liệu một cách tối ưu nhất.

Dưới đây là một số loại đồ thị và biểu đồ Excel phổ biến:

1. Biểu đồ đường

Chức năng:

Biểu đồ đường trình bày các điểm dữ liệu được nối với nhau bằng những đường thẳng, là lựa chọn lý tưởng để thể hiện xu hướng và sự biến đổi theo thời gian hoặc các loại dữ liệu liên tục khác. Chúng minh họa một cách hiệu quả sự biến động của các giá trị dữ liệu và mang lại một cái nhìn trực quan, rõ ràng về các xu hướng.  

Các trường hợp sử dụng:

Theo dõi chặt chẽ các xu hướng: Sử dụng biểu đồ đường để theo dõi sự thay đổi của dữ liệu trong một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như số liệu bán hàng, giá cổ phiếu hoặc biến động nhiệt độ.

So sánh trực quan nhiều xu hướng: Khi bạn có nhiều chuỗi dữ liệu muốn so sánh, biểu đồ đường có thể giúp trực quan hóa sự phát triển tương đối của chúng với nhau.

Trực quan hóa dữ liệu liên tục một cách sinh động: Biểu đồ đường phù hợp với mọi bộ dữ liệu có dữ liệu liên tục, chẳng hạn như các thí nghiệm khoa học, tăng trưởng dân số hoặc phản hồi khảo sát theo thời gian.

2. Biểu đồ cột hoặc Biểu đồ thanh

Chức năng:

Biểu đồ cột (còn được gọi là biểu đồ thanh) sử dụng các thanh dọc hoặc ngang để biểu thị các giá trị dữ liệu, giúp chúng trở nên hiệu quả cho việc so sánh trực quan giữa các danh mục khác nhau hoặc các điểm dữ liệu rời rạc.

Các trường hợp sử dụng:

So sánh các danh mục một cách rõ ràng: Sử dụng biểu đồ cột để so sánh dữ liệu giữa các danh mục khác nhau, chẳng hạn như doanh số theo khu vực, điểm của học sinh theo môn học hoặc chi phí hàng tháng theo danh mục.

Xếp hạng dữ liệu hiệu quả: Biểu đồ cột có thể hiển thị hiệu quả các bảng xếp hạng, cho thấy danh mục nào có giá trị cao nhất hoặc thấp nhất.

Thể hiện dữ liệu rời rạc một cách tường minh: Khi các điểm dữ liệu đại diện cho các mục hoặc sự kiện riêng biệt, biểu đồ cột có thể cung cấp một biểu diễn trực quan rõ ràng về sự khác biệt giữa chúng.

3. Biểu đồ tròn

Chức năng:

Biểu đồ tròn sử dụng các lát cắt của một chiếc bánh hình tròn để biểu thị tỷ lệ dữ liệu, làm nổi bật tỷ lệ phần trăm của mỗi danh mục so với tổng thể. Tuy nhiên, không giống như biểu đồ thanh và biểu đồ đường, bạn không thể theo dõi sự thay đổi trong biểu đồ tròn qua một khoảng thời gian nhất định.

Các trường hợp sử dụng:

Hiển thị tỷ trọng ấn tượng: Biểu đồ tròn là lựa chọn lý tưởng để minh họa cách các danh mục riêng lẻ đóng góp vào tổng thể, đặc biệt khi bạn muốn nhấn mạnh kích thước tương đối của từng phần.

So sánh ít danh mục một cách tinh gọn: Biểu đồ tròn hoạt động tốt nhất khi bạn có một số lượng nhỏ các danh mục cần hiển thị, vì quá nhiều lát cắt có thể làm cho biểu đồ khó đọc.

Trình bày tỷ lệ phần trăm trực quan: Nếu dữ liệu của bạn biểu thị tỷ lệ phần trăm của một tổng thể, biểu đồ tròn có thể giúp dễ dàng trực quan hóa sự phân bổ đó.

4. Biểu đồ kết hợp

Chức năng:

Biểu đồ kết hợp gộp hai hoặc nhiều loại biểu đồ khác nhau vào trong một biểu đồ duy nhất, cho phép bạn hiển thị nhiều chuỗi dữ liệu một cách hiệu quả.

Các trường hợp sử dụng:

So sánh các loại dữ liệu khác nhau một cách linh hoạt: Biểu đồ kết hợp rất hữu ích khi bạn có dữ liệu ở các thang đo hoặc đơn vị khác nhau mà bạn muốn hiển thị cùng nhau. Ví dụ, bạn có thể kết hợp biểu đồ cột để hiển thị số liệu bán hàng và biểu đồ đường để hiển thị xu hướng bán hàng theo thời gian.

Làm nổi bật các mối tương quan: Bạn có thể sử dụng biểu đồ kết hợp để trực quan hóa mối quan hệ giữa hai biến, chẳng hạn như so sánh dữ liệu nhiệt độ và lượng mưa cho một khu vực cụ thể.

5. Biểu đồ vùng

Chức năng:

Biểu đồ vùng tương tự như biểu đồ đường nhưng với vùng bên dưới đường được tô màu, làm cho chúng hữu ích trong việc hiển thị tổng lũy kế hoặc tỷ lệ.

Các trường hợp sử dụng:

Thể hiện dữ liệu tích lũy đầy thuyết phục: Biểu đồ vùng rất hiệu quả khi bạn muốn trực quan hóa cách dữ liệu tích lũy hoặc thay đổi theo thời gian. Ví dụ, bạn có thể sử dụng chúng để hiển thị sự tăng trưởng doanh thu của một công ty qua các năm.

So sánh nhiều chuỗi dữ liệu một cách sinh động: Biểu đồ vùng có thể được sử dụng để so sánh xu hướng của các chuỗi dữ liệu khác nhau, vì các vùng được tô màu giúp dễ dàng nhìn thấy tỷ lệ tương đối.

6. Biểu đồ phân tán

Chức năng:

Biểu đồ phân tán sử dụng các điểm để biểu thị các giá trị dữ liệu riêng lẻ, sau đó được vẽ trên trục X và Y để phân tích mối quan hệ giữa hai biến.

Các trường hợp sử dụng:

Phát hiện các mối tương quan một cách chính xác: Biểu đồ phân tán là công cụ tuyệt vời để xác định các mối quan hệ và tương quan giữa hai biến. Ví dụ, bạn có thể sử dụng biểu đồ phân tán để xác định xem có mối liên hệ nào giữa thời gian học và điểm thi hay không.

Phát hiện các điểm ngoại lai nhanh chóng: Biểu đồ phân tán có thể giúp xác định các điểm ngoại lai hoặc bất thường trong dữ liệu, đó là những điểm dữ liệu lệch đáng kể so với mô hình chung.

Phân cụm dữ liệu một cách trực quan: Biểu đồ phân tán có thể tiết lộ các mô hình hoặc cụm trong dữ liệu khi các điểm dữ liệu nhất định có xu hướng nhóm lại với nhau.

Giờ đây khi bạn đã nắm được tất cả các loại biểu đồ có trong Microsoft Excel, đã đến lúc học cách tạo một biểu đồ của riêng mình. Tuy nhiên, việc lựa chọn loại biểu đồ nào sẽ phụ thuộc vào dữ liệu bạn muốn trình bày và những thông điệp bạn muốn truyền tải đến người xem. Sử dụng đúng loại biểu đồ sẽ giúp bạn truyền đạt dữ liệu hiệu quả, giúp khán giả dễ dàng diễn giải và thấu hiểu thông tin hơn.

Trustpilot

4.8

Giới thiệu Bảng tính WPS

• Sử dụng Word, Excel và PPT MIỄN PHÍ, Không quảng cáo.

• Công thức Excel tương tự Microsoft. Hoàn toàn tương thích với định dạng MS.

• Giao diện giống Microsoft. Dễ học. Tương thích 100%.

• Tăng năng suất của bạn với kho mẫu Word, Excel, PPT và CV miễn phí phong phú của WPS.

Tải xuống miễn phí

5.820.008 Người dùng

Algirdas Jasaitis

logo

Phần 2: Hướng dẫn tạo biểu đồ trong Excel một cách dễ dàng

Nếu bạn muốn tự tay tạo một biểu đồ trong Excel, quy trình thực ra rất đơn giản. Bạn chỉ cần đọc và làm theo các bước dưới đây để tạo biểu đồ cho riêng mình từ con số không. Bắt đầu thôi!

Bước 1: Truy cập MS Excel trên PC hoặc MacBook của bạn và tạo một tệp mới hoặc mở một tệp có sẵn dữ liệu trên PC của bạn. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ mở một tệp mới từ đầu.

Bước 2: Tạo một tệp mới và nhập dữ liệu bạn muốn làm việc. Trong trường hợp này, chúng ta có 5 sinh viên với tỷ lệ chuyên cần hàng tháng của họ trong tháng 1 và tháng 2. Sau đó, chúng ta sẽ tạo một biểu đồ dựa trên dữ liệu này.

Bước 3: Sau khi bạn đã nhập dữ liệu vào các hàng và cột mong muốn, đã đến lúc đi tới tab “Chèn” trên menu phía trên trong Excel và chọn loại đồ thị bạn muốn tạo từ dữ liệu có sẵn. Có tất cả các loại biểu đồ như chúng ta đã tìm hiểu ở trên.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn biểu đồ thanh để biểu diễn dữ liệu của mình.

Bước 4: Chọn toàn bộ dữ liệu trên trang tính Excel của bạn và nhấp vào loại đồ thị bạn muốn tạo. Chúng tôi đã tạo một biểu đồ thanh 3D để hiển thị tỷ lệ chuyên cần của sinh viên.

Phần 3: Lựa chọn thay thế miễn phí tốt nhất - WPS Office

Trong ví dụ trên, chúng ta đã sử dụng Microsoft Excel để tạo biểu đồ thanh. Nhưng một nhược điểm của Microsoft Excel là bạn sẽ phải trả phí đăng ký một lần hoặc hàng tháng để sử dụng Bộ Microsoft Office trên PC của mình. Mặt khác, có một giải pháp thay thế tuyệt vời khác cho Bộ Microsoft Office, đó là WPS Office.

WPS Office là một bộ phần mềm ứng dụng hoàn chỉnh đi kèm với tất cả các sản phẩm mà Microsoft Office cung cấp. Nó có trình soạn thảo Word, trình soạn thảo bảng tính và trình soạn thảo bản trình bày giống như Microsoft Office. Cùng với quyền truy cập miễn phí, nó còn cung cấp nhiều tính năng, bao gồm trình chỉnh sửa và chuyển đổi PDF cùng nhiều mẫu miễn phí từ thư viện trực tuyến.

Điểm tuyệt vời nhất của bộ WPS Office là khả năng tương thích mạnh mẽ với mọi hệ điều hành và thiết bị, bao gồm Windows, Mac, Android và iOS. Bạn có thể sử dụng WPS Office trên mọi thiết bị một cách dễ dàng và hoàn toàn miễn phí để tải xuống trên mọi thiết bị.

Phần 4: Cách tạo biểu đồ trong WPS Excel? (Các phương pháp và bước sử dụng cơ bản)

Phương pháp tạo biểu đồ và đồ thị trong WPS Excel khá giống với phương pháp của Microsoft Excel. Bạn sẽ phải tạo một tệp mới hoặc đi tới một tệp đã tồn tại có dữ liệu số và làm theo các bước được đề cập dưới đây:

Bước 1: Sau khi bạn đã mở một tệp mới trong WPS Excel, đã đến lúc chèn dữ liệu vào đó theo ý muốn. Ví dụ, trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đã sử dụng dữ liệu về lượng người xem các bộ phim được phát hành gần đây. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới.

Bước 2: Chọn toàn bộ dữ liệu trong trang tính của bạn và đi đến tab Chèn trong cửa sổ WPS Excel của bạn. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn đồ thị dưới dạng hình ảnh vector. Chọn bất kỳ loại đồ thị nào bạn muốn tạo và nhấp vào đó.

Bước 3: Ngay sau khi bạn nhấp vào loại biểu đồ, WPS Excel sẽ tạo một đồ thị cho bạn dựa trên dữ liệu có sẵn. Trong ví dụ này, chúng tôi đã tạo một biểu đồ thanh với các màu sắc khác nhau cho hai tháng.

Câu hỏi thường gặp:

1. Tôi có thể tạo nhiều biểu đồ trong một trang tính Excel không?

Có, bạn có thể tạo nhiều biểu đồ trên cùng một trang tính hoặc trên các trang tính khác nhau trong cùng một sổ làm việc. Excel cung cấp sự linh hoạt để làm việc với nhiều biểu đồ cùng một lúc.

2. Tôi có thể thay đổi loại biểu đồ sau khi đã tạo không?

Hoàn toàn có thể! Với Excel, bạn có thể thay đổi loại biểu đồ bất cứ lúc nào. Tất cả những gì bạn cần làm là chỉ cần chọn biểu đồ và sử dụng tùy chọn "Thay đổi loại biểu đồ" để chuyển sang một loại biểu đồ khác.

Tổng kết

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu cách tạo biểu đồ trong Excel qua nhiều phương pháp khác nhau. Chúng ta đã khám phá các loại biểu đồ đa dạng và chức năng của chúng, sau đó học cách tạo biểu đồ trong Excel bằng WPS Office. WPS đã chứng tỏ là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho Microsoft Office Excel, cung cấp các tính năng và chức năng tương tự mà không yêu cầu bạn phải trả bất kỳ khoản phí đăng ký nào.

Bạn có thể sử dụng bộ WPS Office để chỉnh sửa tài liệu Word, bảng tính, PDF và bản trình bày với hiệu quả và sự dễ sử dụng tối đa. Bộ phần mềm này khá thân thiện với người dùng, với các tính năng tương tự như Microsoft Office.