Cách sử dụng Lịch sử Phiên bản Word

Lịch sử phiên bản Word (Version history) giúp bạn xem lại các bản lưu trước đó của tệp .docx, so sánh các thay đổi và khôi phục một bản sao an toàn hơn khi quá trình chỉnh sửa gặp lỗi. Tính năng này hoạt động tốt nhất khi tài liệu được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint và đã bật Tự động lưu (AutoSave). Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách mở và khôi phục các phiên bản trong Microsoft Word, sau đó là cách kiểm tra lịch sử tương tự trong WPS Writer với ảnh chụp màn hình sản phẩm thực tế.

Hướng dẫn khôi phục lịch sử phiên bản Word

Những điều cần biết về Lịch sử phiên bản Word trước khi bắt đầu

Lịch sử phiên bản Word là một tính năng đám mây, không phải là bản sao lưu cục bộ trên máy tính. Hãy lưu hoặc di chuyển tệp sang OneDrive hoặc SharePoint, đăng nhập bằng cùng một tài khoản Microsoft và bật tính năng Tự động lưu (AutoSave). Các tệp chỉ lưu cục bộ trên Màn hình nền (Desktop), thư mục Tải xuống (Downloads) hoặc ổ USB thường sẽ không hiển thị Lịch sử phiên bản (Version History) trong Word.

Đừng nhầm lẫn tính năng này với Theo dõi thay đổi (Track Changes - đánh dấu từng dòng) hay Tự động khôi phục (AutoRecover - bản nháp khi bị lỗi). Những công cụ đó giải quyết các vấn đề khác nhau. Lịch sử phiên bản lưu giữ các bản sao nhanh (snapshot) theo ngày của toàn bộ tệp để bạn có thể mở lại một trạng thái trước đó.

Cách mở Lịch sử phiên bản Word từ Thanh tiêu đề

Cách nhanh nhất để truy cập lịch sử phiên bản Word là thông qua tên tệp ở đầu cửa sổ Word.

1. Mở tài liệu từ OneDrive hoặc SharePoint.

2. Nhấp vào tên tệp trên thanh tiêu đề.

3. Chọn Lịch sử phiên bản (Version History) (hoặc Xem tất cả các phiên bản - See all versions).

4. Trong danh sách bên phải, hãy chọn một ngày và giờ để xem trước bản sao lưu đó.

Lịch sử phiên bản trên thanh tiêu đề Word

Trên Word cho web, quy trình cũng tương tự: mở tệp, mở menu tiêu đề, sau đó chọn Lịch sử phiên bản (Version History).

Sử dụng Word, Excel và PPT MIỄN PHÍ

Tải xuống miễn phí

Cách mở Lịch sử phiên bản Word từ Thông tin Tệp

Nếu menu tiêu đề có vẻ khác trên phiên bản của bạn, hãy mở lịch sử phiên bản Word từ đường dẫn Tệp (File) cổ điển.

1. Đi tới Tệp (File) → Thông tin (Info).

2. Chọn Lịch sử phiên bản (Version History).

3. Chọn một phiên bản trước đó từ bảng thông tin.

4. Xem lại phiên bản đó trong một cửa sổ riêng trước khi bạn khôi phục bất cứ thứ gì.

Lịch sử phiên bản trong Thông tin tệp Word

Tài khoản Microsoft cá nhân thường chỉ lưu trữ một số lượng giới hạn các phiên bản gần đây. Các thư viện công việc hoặc trường học có thể lưu trữ nhiều hơn, tùy thuộc vào cài đặt SharePoint.

Cách khôi phục Tệp bằng Lịch sử phiên bản Word

Việc khôi phục sẽ thay thế bản sao hiện tại trên đám mây bằng bản sao lưu mà bạn chọn, vì vậy hãy xem trước.

1. Mở lịch sử phiên bản Word và chọn phiên bản bạn muốn.

2. Đọc kỹ nội dung—đặc biệt là các tiêu đề, bảng biểu và nhận xét.

3. Nhấp vào Khôi phục (Restore) để biến phiên bản đó thành phiên bản hiện tại hoặc lưu/sao chép nó thành một tệp riêng nếu bạn muốn giữ lại cả hai.

4. Đổi tên bản sao đã khôi phục (ví dụ: Report-restored-Aug12) cho đến khi bạn xác nhận đó là bản nháp chính xác.

Đây là cách khắc phục an toàn nhất sau khi vô tình ghi đè, dán nhầm hoặc các chỉnh sửa không mong muốn từ đồng tác giả.

Tại sao Lịch sử phiên bản Word có thể bị thiếu

Nếu lịch sử phiên bản Word không xuất hiện, hãy kiểm tra các nguyên nhân phổ biến sau:

• Tệp chỉ được lưu trên PC này chứ không lưu trên OneDrive/SharePoint.

• Tự động lưu (AutoSave) đang bị tắt hoặc quá trình đồng bộ hóa OneDrive đang bị tạm dừng.

• Bạn đã đăng nhập vào một tài khoản Microsoft khác với tài khoản sở hữu tệp.

• Tệp sử dụng định dạng cũ hơn (như .doc) hoặc đã bị di chuyển/đổi tên bên ngoài thư mục đám mây ban đầu của nó.

Cách khắc phục: Tệp (File) → Lưu một bản sao (Save a Copy) vào OneDrive, mở lại từ vị trí đám mây đó, bật Tự động lưu, sau đó mở lại Lịch sử phiên bản.

Kiểm tra Lịch sử phiên bản Word nhanh hơn trong WPS Writer

Nếu bạn muốn một trình chỉnh sửa tương thích với Word miễn phí có tích hợp các điều khiển lịch sử, WPS Office là một sự thay thế thiết thực. WPS Writer mở và lưu các tệp .docx/.doc phổ biến và bảng Lịch sử phiên bản (Version History) của nó cho phép bạn xem trước, đặt tên, khôi phục hoặc Lưu dưới dạng (Save As) các bản sao lưu cũ mà không cần chuyển sang một trang web riêng biệt.

WPS Office là một bộ ứng dụng tất cả trong một (Writer, Spreadsheets, Presentation và các công cụ PDF) với giao diện tương tự Microsoft. Các tính năng chỉnh sửa cốt lõi đều có sẵn trên gói miễn phí; một số tiện ích bổ sung có thể cần nâng cấp trả phí tùy thuộc vào khu vực của bạn.

Chế độ xem chỉnh sửa tài liệu của WPS Writer

Mở lịch sử phiên bản trong WPS

1. Mở tài liệu Word của bạn bằng WPS Office.

2. Trong khu vực tiêu đề ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng đám mây / Lịch sử phiên bản (thường hiển thị với dấu kiểm đồng bộ hóa).

Biểu tượng lịch sử phiên bản đám mây của WPS

3. Trong danh sách Lịch sử phiên bản, hãy xem lại thời gian, kích thước và nguồn cho từng bản sao lưu.

4. Tùy chọn: nhấp vào Đặt tên (Naming) để gắn nhãn cho phiên bản hiện tại (ví dụ: “Client draft”).

Đặt tên lịch sử phiên bản word trong WPS

5. Chọn một hàng cũ hơn và nhấp vào Xem trước (Preview) để mở nó ở chế độ chỉ đọc.

Xem trước lịch sử phiên bản word của WPS

6. Chọn Khôi phục (Restore) để quay lại phiên bản cũ hoặc Lưu dưới dạng (Save As) / Lưu bản sao (Save as Copy) để giữ một tệp riêng.

Khôi phục lịch sử phiên bản word của WPS

Lưu lịch sử phiên bản word của WPS

WPS cũng giữ các bản sao Tự động sao lưu cục bộ trong Menu → Sao lưu và Phục hồi (Backup and Recovery) → Tự động sao lưu (Auto Backup), điều này giúp ích khi tài liệu chưa bao giờ được tải lên đám mây. Đối với các tệp được đồng bộ hóa trên đám mây, hãy ưu tiên bảng Lịch sử phiên bản (Version History) trước.

Nếu bạn cần nắm vững các kiến thức cơ bản trước, hãy bắt đầu với hướng dẫn này về cách lưu tài liệu word.

Để xem hướng dẫn liên quan, hãy tham khảo Cách mở tài liệu Word đã lưu lần cuối.

Bạn cũng có thể thấy nội dung này hữu ích: cách khôi phục tài liệu word chưa lưu.

Cần một góc nhìn khác về cách lưu và khôi phục? Hãy xem sửa tài liệu word bị hỏng.

Người đọc thường tiếp tục với cách xem thời gian tạo tài liệu word.

Hướng dẫn liên quan: cách lưu tài liệu word trực tuyến vào máy tính.

Câu hỏi thường gặp

Lịch sử phiên bản Word có hoạt động trên các tệp cục bộ không?
Thường là không. Hãy lưu trữ tài liệu trong OneDrive hoặc SharePoint (hoặc sử dụng Lịch sử phiên bản / Tự động sao lưu của WPS) nếu bạn cần các bản sao có thể khôi phục được.

Việc khôi phục có xóa các chỉnh sửa hiện tại của tôi không?
Khôi phục sẽ biến bản sao lưu đã chọn thành phiên bản đám mây hiện hành. Nếu bạn cần cả hai, hãy Lưu dưới dạng (Save As) một bản sao trước hoặc sau khi khôi phục.

Theo dõi thay đổi (Track Changes) khác với lịch sử phiên bản Word như thế nào?
Theo dõi thay đổi hiển thị các nội dung chèn và xóa trong cùng một bản nháp. Lịch sử phiên bản mở các bản sao lưu toàn bộ tệp cũ hơn theo ngày và giờ.

WPS có thể mở các tệp .docx Word thực sự để khôi phục phiên bản không?
Có. WPS Writer được thiết kế để mở và lưu các định dạng Word phổ biến, sau đó xem trước hoặc khôi phục các phiên bản lịch sử từ bảng Lịch sử phiên bản của nó.

Tải xuống Office miễn phí

   

• Sử dụng Word, Excel và PPT MIỄN PHÍ, Không có quảng cáo.

• Chỉnh sửa tệp PDF bằng bộ công cụ PDF mạnh mẽ.

• Giao diện tương tự Microsoft. Dễ làm quen. Tương thích 100%.

• Tăng cường năng suất của bạn với vô số mẫu Word, Excel, PPT và CV miễn phí của WPS.

Tải xuống miễn phí

An toàn 100%

Algirdas Jasaitis

Tóm tắt