Cách chỉnh sửa PDF trong Word: 3 phương pháp đơn giản

Bạn đã bao giờ nhận được một tài liệu PDF cần cập nhật gấp nhưng lại không có phần mềm chỉnh sửa PDF chuyên dụng chưa? Không chỉ riêng bạn gặp tình huống này đâu. Định dạng PDF rất tuyệt vời trong việc giữ nguyên bố cục tài liệu trên nhiều thiết bị khác nhau, nhưng khi cần chỉnh sửa văn bản hoặc cập nhật bảng biểu, chúng lại có thể gây ra không ít khó khăn.

Vì vậy, nhiều người dùng thường tự hỏi: liệu có thể chỉnh sửa PDF trong Word được không?

Câu trả lời ngắn gọn là có. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách chỉnh sửa tài liệu PDF trong Word bằng ba phương pháp cực kỳ đơn giản. Dù bạn cần chuyển đổi nhanh trực tuyến, sử dụng công cụ mở tích hợp sẵn của Microsoft Word hay một bộ ứng dụng văn phòng tất-cả-trong-một như WPS Office, bạn đều có thể chọn cho mình cách làm phù hợp nhất với định dạng đầu ra mong muốn—Word hoặc PDF.

Phương pháp 1: Chỉnh sửa PDF trong Word bằng công cụ chuyển đổi PDF sang Word miễn phí

Nếu bạn muốn chỉnh sửa toàn bộ tài liệu PDF mà vẫn giữ nguyên thiết kế bố cục ban đầu, cách hiệu quả nhất là chuyển đổi file PDF đó thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa (.docx).

Một công cụ chuyển đổi PDF sang Word đáng tin cậy (trực tuyến hoặc cài đặt trên máy tính) có thể biến văn bản, bảng biểu, hình ảnh và các yếu tố khác thành định dạng mà Word có thể xử lý mượt mà. Đối với các file scan hoặc tài liệu PDF chứa nhiều hình ảnh, bạn nên ưu tiên sử dụng các công cụ có hỗ trợ tính năng OCR (Nhận dạng ký tự quang học). OCR sẽ quét các hình ảnh văn bản tĩnh và chuyển chúng thành các từ ngữ có thể tìm kiếm, bôi đen và chỉnh sửa được—nhờ đó, bạn thực sự có thể chỉnh sửa PDF trong Word thay vì phải gõ lại mọi thứ từ đầu.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước đơn giản sử dụng công cụ trực tuyến miễn phí phổ biến—iLovePDF—như một ví dụ minh họa cho cách chỉnh sửa file PDF trong Word thông qua việc chuyển đổi định dạng. Bạn muốn chỉnh sửa trực tiếp trên file PDF hơn? Hãy tham khảo bài viết Cách chỉnh sửa PDF dễ dàng bằng iLovePDF.

Hướng dẫn từng bước với iLovePDF:

1. Truy cập vào một công cụ chuyển đổi PDF sang Word trực tuyến uy tín, chẳng hạn như iLovePDF.

2. Nhấp vào Select PDF file (Chọn tệp PDF) và tải lên tài liệu bạn muốn chỉnh sửa.

   
   

   

   
   

   
   

3. Tùy chỉnh cài đặt chuyển đổi. Nếu văn bản nằm trong hình ảnh scan hoặc ảnh chụp, hãy bật tùy chọn OCR.

4. Nhấp vào Convert to Word (Chuyển đổi sang Word) và chờ vài giây để hệ thống xử lý hoàn tất.

5. Tải xuống file Word vừa tạo, mở file đó trong phần mềm soạn thảo văn bản của bạn và bắt đầu chỉnh sửa ngay lập tức.

   
   

   

   
   

   
   

Phương pháp này rất lý tưởng khi bạn cần một cách nhanh chóng, miễn phí để chỉnh sửa PDF trong Word và mục tiêu chính của bạn là có được một file .docx linh hoạt. Để hiểu rõ hơn về chất lượng chuyển đổi, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách chuyển đổi PDF sang Word. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc tải các tài liệu nhạy cảm lên bất kỳ công cụ chuyển đổi trực tuyến nào đều tiềm ẩn rủi ro về quyền riêng tư—đối với các tài liệu bảo mật, sử dụng phần mềm cài đặt trực tiếp trên máy tính sẽ an toàn hơn.

Phương pháp 2: Chỉnh sửa PDF trong Word bằng cách mở trực tiếp trong Microsoft Word

Nếu bạn không muốn dùng qua một công cụ chuyển đổi trung gian, Microsoft Word có sẵn một tính năng tích hợp cho phép bạn mở và chỉnh sửa một số tệp PDF nhất định. Đây là một giải pháp phổ biến khác cho việc làm thế nào để chỉnh sửa file PDF trong Word đối với các tài liệu đơn giản.

Khi sử dụng phương pháp này, bản thân Microsoft Word sẽ hoạt động như một bộ chuyển đổi, cố gắng biến đổi cấu trúc của PDF thành định dạng tài liệu Word tiêu chuẩn để bạn có thể chỉnh sửa PDF trong Word ngay trên cùng một ứng dụng.

Hướng dẫn từng bước:

1. Mở Microsoft Word trên máy tính của bạn.

2. Đi tới menu trên cùng và chọn File > Open.

3. Duyệt tìm trên máy tính, xác định vị trí file PDF bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào Open.

4. Một thông báo cảnh báo sẽ hiện ra với nội dung: "Word will now convert your PDF to an editable Word document. This may take a while..." (Word sẽ chuyển đổi tệp PDF của bạn thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa. Việc này có thể mất một lúc...) Nhấp vào OK.

5. Word sẽ mở đoạn văn bản đó ra. Giờ đây, bạn có thể gõ thêm, xóa và định dạng văn bản theo nhu cầu để chỉnh sửa PDF trong Word với các thay đổi cơ bản.

⚠️ Hạn chế quan trọng cần lưu ý: 

Mặc dù phương pháp tích hợp sẵn này rất tiện lợi cho các tài liệu chỉ có văn bản thuần túy, nhưng Word không thể chỉnh sửa chính xác các tệp PDF phức tạp (Microsoft cũng đã lưu ý về giới hạn bố cục khi mở PDF bằng Word). Nếu tệp của bạn chứa các đồ họa rắc rối, bảng biểu, bố cục chia cột phức tạp hoặc các phông chữ không tiêu chuẩn, Microsoft Word thường sẽ làm hỏng định dạng, xô lệch các thành phần một cách khó kiểm soát hoặc thậm chí làm mất hẳn một số nội dung. 

Phương pháp 3: Chỉnh sửa PDF bằng WPS Office (Hai cách thực hiện cực kỳ tiện lợi)

Phương pháp 1 và 2 đều giúp bạn chỉnh sửa PDF trong Word, nhưng chúng vẫn buộc bạn phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều công cụ hoặc phải chấp nhận đánh đổi về mặt định dạng. Nếu bạn muốn có một không gian làm việc duy nhất để xử lý cả tác vụ PDF và Word, WPS Office chính là một sự lựa chọn tất-cả-trong-một cực kỳ thiết thực.

WPS Office là một bộ ứng dụng văn phòng gọn nhẹ, tích hợp sẵn Writer (Word), Spreadsheet (Excel), Presentation (PPT) cùng một bộ công cụ PDF vô cùng mạnh mẽ. Tùy thuộc vào định dạng tệp cuối cùng bạn cần, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên PDF hoặc chuyển đổi nó sang Word—mà không cần phải loay hoay mở trình duyệt, truy cập trang web chuyển đổi rồi lại quay về phần mềm soạn thảo văn bản riêng biệt.

Mẹo về chi phí: Tính năng chỉnh sửa PDF cơ bản trong WPS là hoàn toàn miễn phí, đáp ứng đủ nhu cầu thay đổi văn bản và bố cục hàng ngày của đại đa số người dùng. Các tính năng PDF nâng cao hơn có thể yêu cầu gói trả phí, nhưng nhìn chung, giá trị mang lại vẫn rất vượt trội so với việc phải mua một phần mềm chỉnh sửa PDF cao cấp đắt đỏ độc lập.

Tùy chọn A: Chỉnh sửa trực tiếp file PDF trong WPS (tốt nhất khi bạn cần xuất file định dạng PDF)

Hãy chọn cách này nếu file cuối cùng của bạn cần giữ nguyên định dạng PDF—chẳng hạn như hợp đồng, biểu mẫu, báo cáo hoặc bất kỳ tài liệu nào bạn dự định chia sẻ dưới dạng PDF. Việc chỉnh sửa trực tiếp trên nền tảng PDF sẽ giúp bạn tránh được những bước chuyển đổi rườm rà không cần thiết giữa các định dạng.

1. Mở WPS Office, nhấp vào Menu > Open và mở trực tiếp file PDF của bạn bên trong ứng dụng.

2. Chuyển đến tab PDF và chọn Edit Content (Chỉnh sửa nội dung) (hoặc các công cụ chỉnh sửa tương đương trên thanh ribbon PDF).

3. Cập nhật văn bản, phông chữ, hình ảnh và đoạn văn trực tiếp trong PDF—tương tự như khi bạn chỉnh sửa một tài liệu Word—sau đó lưu file lại dưới dạng PDF.

Đây là phương pháp mượt mà nhất khi định dạng đích của bạn là PDF và bạn chỉ cần thực hiện các chỉnh sửa thực tế thay vì phải viết lại toàn bộ trên Word.

Tùy chọn B: Chuyển đổi PDF sang Word trong WPS, sau đó chỉnh sửa (tốt nhất khi bạn cần xuất file định dạng Word)

Hãy chọn cách này nếu tệp bàn giao cuối cùng của bạn là tài liệu Word—phục vụ cho việc viết lại chuyên sâu, cộng tác nhóm hoặc chỉnh sửa nội dung dài. WPS có tích hợp sẵn một công cụ chuyển đổi PDF sang Word hoàn toàn miễn phí, giúp lưu trữ tệp cục bộ và mang lại kết quả chuyển đổi với độ chính xác cao, nhờ đó bạn có thể chỉnh sửa PDF trong Word mà không cần phải tải tài liệu lên trang web của bên thứ ba.

1. Mở WPS Office trên máy tính của bạn, sau đó đi tới tab Tools (Công cụ) ở thanh bên trái.

2. Nhấp vào PDF to Word (PDF sang Word) để bắt đầu quá trình chuyển đổi miễn phí tích hợp sẵn.

3. Trong cửa sổ chuyển đổi, nhấp để thêm file PDF của bạn (hoặc kéo và thả file vào khu vực tải lên).

4. Chọn các thiết lập chuyển đổi của bạn (bật OCR nếu văn bản nằm trong hình ảnh scan hoặc ảnh chụp), sau đó nhấp vào Convert (Chuyển đổi).

5. WPS sẽ tạo ra một tài liệu Word có thể chỉnh sửa. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa PDF trong Word ngay lập tức—cập nhật văn bản, sửa bảng biểu và điều chỉnh định dạng một cách vô cùng dễ dàng—sau đó lưu dưới dạng .docx (hoặc chuyển đổi ngược lại thành định dạng PDF sau này nếu cần).

Giải pháp thay thế miễn phí tốt nhất: WPS Office 

Mặc dù biết cách chỉnh sửa file PDF trong Word là một kỹ năng rất hữu ích, nhưng việc phải liên tục chuyển đổi định dạng qua lại có thể làm giảm tiến độ làm việc của bạn. Mỗi lần chuyển đổi không cần thiết từ PDF sang Word rồi lại từ Word sang PDF đều làm tăng nguy cơ xô lệch bố cục hoặc khiến bạn phải mất thêm thời gian để dọn dẹp lại định dạng.

Đó chính là lý do tại sao Phương pháp 3 lại quan trọng đến vậy: với WPS, bạn có thể lựa chọn lộ trình làm việc phù hợp nhất với nhiệm vụ của mình—chỉnh sửa trực tiếp trên PDF khi cần xuất file định dạng PDF, hoặc chuyển đổi sang Word khi bạn cần một tệp .docx linh hoạt—sau đó hoàn thành mọi thứ chỉ trong một không gian làm việc duy nhất.

Những nỗi đau thường gặp khi chỉnh sửa PDF theo cách truyền thống

Hầu hết những người làm việc chuyên nghiệp đều phải đối mặt với một tình huống tiến thoái lưỡng nan đầy bực bội khi xử lý tài liệu PDF—đặc biệt là khi mục tiêu của họ là muốn chỉnh sửa PDF trong Word một cách nhanh chóng và an toàn:

• Rào cản về chi phí: Các phần mềm chỉnh sửa PDF cao cấp như Adobe Acrobat nổi tiếng là đắt đỏ, khiến học sinh, sinh viên, người làm nghề tự do (freelancer) và các doanh nghiệp nhỏ khó có thể tiếp cận được.

• Cơn ác mộng mang tên Định dạng: Như đã đề cập ở Phương pháp 2, các phần mềm soạn thảo văn bản tiêu chuẩn thường làm biến dạng các bố cục phức tạp khi cố gắng phân tích cấu trúc của file PDF.

• Rủi ro về Bảo mật & Quyền riêng tư: Việc tải các hợp đồng kinh doanh bảo mật, báo cáo tài chính hoặc giấy tờ tùy thân cá nhân lên các công cụ trực tuyến "chuyển đổi PDF miễn phí" trôi nổi trên mạng sẽ khiến dữ liệu nhạy cảm của bạn có nguy cơ bị rò rỉ rất cao.

Lợi thế của WPS: Tại sao nên chọn WPS khi bạn chỉnh sửa PDF trong Word

WPS Office giúp giảm thiểu tối đa những nỗi đau này bằng cách kết hợp các công cụ PDF thiết yếu hàng ngày vào một bộ ứng dụng văn phòng vô cùng quen thuộc. Bạn hoàn toàn có thể nắm được cách chỉnh sửa file PDF trong Word mà không phải đánh đổi quyền riêng tư của mình—hay phải trả một mức phí doanh nghiệp đắt đỏ chỉ cho các thao tác chỉnh sửa cơ bản.

• Chỉnh sửa PDF trực tiếp, tự nhiên như trên Word: Không phải lúc nào bạn cũng cần chuyển đổi file PDF của mình sang định dạng Word. Với WPS PDF, bạn chỉ cần nhấp vào Edit Content (Chỉnh sửa nội dung) là đã có thể sửa đổi văn bản, thay đổi phông chữ, cắt xén hình ảnh và điều chỉnh các đoạn văn trực tiếp ngay trên chính file PDF đó. Các tính năng chỉnh sửa cơ bản là hoàn toàn miễn phí; trong khi các tính năng nâng cao hơn được cung cấp trong các gói trả phí mang lại giá trị vượt trội.

• Bảo toàn bố cục vô song: Công cụ chuyển đổi của WPS được tinh chỉnh một cách cẩn thận để giữ nguyên các bố cục phức tạp. Khi bạn quyết định chuyển đổi định dạng từ PDF sang Word, lề, bảng biểu, tiêu đề trên (header) và tiêu đề dưới (footer) của bạn vẫn sẽ nằm chính xác ở vị trí ban đầu.

• Hiệu suất xử lý thẻ (Tab) Tất-cả-trong-một: Hãy quên đi việc phải mở đến 5 cửa sổ khác nhau chỉ để làm việc. WPS cho phép bạn mở đồng thời một tài liệu PDF, một tệp Word và một bảng tính Excel trong cùng một cửa sổ duy nhất nhờ sử dụng giao diện thẻ gọn gàng, giống hệt như trình duyệt web—một sự lựa chọn hoàn hảo khi bạn phải vừa chỉnh sửa PDF trong Word, vừa phải thao tác với các tệp dữ liệu khác.

• Bộ công cụ PDF toàn diện: Không chỉ dừng lại ở các tính năng chỉnh sửa đơn giản, WPS còn cung cấp các tính năng cực kỳ chuyên sâu với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với nhiều đối thủ cạnh tranh, bao gồm:

  
  

• 

  
  

  Tải xuống miễn phí

                         100% an toàn

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu hỏi 1: Liệu có thể chỉnh sửa PDF trong Word mà không làm mất đi định dạng gốc không?

Việc mở trực tiếp một tệp PDF bằng Microsoft Word thường làm thay đổi hoặc phá hỏng các bố cục phức tạp, đặc biệt là khi tài liệu đó có chứa bảng biểu, thiết kế chia nhiều cột hoặc các phông chữ đặc thù. Để chỉnh sửa PDF trong Word mà vẫn giữ nguyên bố cục ban đầu, hãy sử dụng một công cụ chuyển đổi chuyên dụng—có thể là một trình chuyển đổi trực tuyến uy tín để xử lý nhanh, hoặc WPS Office để chuyển đổi cục bộ với độ chính xác cao hơn. Nếu bạn quan tâm nhiều hơn đến các bước xử lý bố cục, hãy đọc bài viết Cách chuyển đổi tệp PDF sang Word mà không làm mất định dạng. WPS tỏ ra đặc biệt hữu ích khi bạn muốn có lề và cấu trúc chính xác từ PDF sang văn bản có thể chỉnh sửa.

Câu hỏi 2: Làm cách nào để chỉnh sửa miễn phí một file PDF trong Word nếu đó là một tài liệu scan?

Nếu tệp PDF của bạn bao gồm các trang được scan hoặc hình ảnh chứa văn bản, các phần mềm soạn thảo tiêu chuẩn sẽ không thể đọc được nội dung đó một cách trực tiếp. Hãy sử dụng một công cụ có tính năng OCR: tải file lên một trình chuyển đổi PDF sang Word trực tuyến đáng tin cậy (và nhớ bật tính năng OCR), hoặc chuyển đổi cục bộ bằng WPS Office, sau đó mở file Word đã có thể chỉnh sửa. Nếu bạn thích một lộ trình ưu tiên thao tác trên trình duyệt, hãy xem bài viết Cách chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí mà không cần đăng nhập.

Câu hỏi 3: Tại sao Microsoft Word lại làm thay đổi bố cục khi tôi cố gắng mở một tệp PDF?

Khi bạn đang tìm cách chỉnh sửa file PDF trong Word bằng thao tác mở trực tiếp, Word sẽ cố gắng chuyển đổi mã hóa gốc của PDF thành một bố cục tương thích với Word. Do PDF vốn là một định dạng có bố cục cố định trong khi Word lại là định dạng văn bản có thể sắp xếp lại, nên các yếu tố phức tạp như bảng biểu, đồ họa nhúng và khoảng cách tùy chỉnh thường bị xô lệch khỏi vị trí trong quá trình chuyển đổi gốc này.

Tải xuống phần mềm Office miễn phí

• Sử dụng Word, Excel và PPT MIỄN PHÍ, Không có quảng cáo.

• Chỉnh sửa các tệp PDF bằng bộ công cụ PDF cực kỳ mạnh mẽ.

• Giao diện tương tự như Microsoft. Rất dễ làm quen. Tương thích 100%.

• Nâng cao năng suất làm việc của bạn với kho mẫu Word, Excel, PPT và CV miễn phí vô cùng phong phú của WPS.

Tải xuống miễn phí

100% an toàn

Lê Minh Tuấn

Tổng kết