Cách khắc phục lỗi xuất hiện ô màu xám khi in tài liệu Word

Câu trả lời nhanh: Lỗi hộp màu xám khi in tài liệu Word (cách viết kiểu Mỹ: gray) hiếm khi do lỗi ở máy in. Hãy đối chiếu với tình trạng của bạn: xuất hiện dải mờ bên phải → tắt Markup Area Highlight hoặc bỏ chọn Print Markup; nền xám trên các trường biểu mẫu → bật/tắt Form Field Shading; một hình chữ nhật đặc trên mọi trang → xóa nó khỏi phần header (đầu trang); các hộp chỉ xuất hiện trên bản In/PDF đối với máy Mac → cập nhật macOS / Word và kiểm tra lại field shading.

 

Những người tìm kiếm cụm từ này thường đang cần in gấp các tài liệu như luận văn, biểu mẫu tiếp nhận, báo cáo đã dịch. Họ cần chẩn đoán nguyên nhân trước, sau đó tìm nút chuyển đổi tương ứng trong Word. Các phần dưới đây được sắp xếp theo đúng trình tự của các lượt tìm kiếm thực tế đó.

Tại sao lại có dải màu xám ở bên phải khi tôi in trong Word?

Nếu Print Preview (Xem trước khi in) hiển thị một dải bóng mờ dọc ở vị trí của các bong bóng nhận xét, điều đó có nghĩa là Word đang dành vùng đó cho markup area (vùng đánh dấu). Dải này vẫn có thể in ra ngay cả khi bạn chỉ muốn in phần nội dung văn bản thuần túy.

1. Mở tài liệu trong Microsoft Word dành cho Windows (Microsoft 365, Word 2021 hoặc Word 2019).

2. Đi tới thẻ Review.

3. Chọn Show Markup (trong phần Tracking).

4. Bỏ chọn Markup Area Highlight nếu bạn thấy tùy chọn này.

5. Nhấn Ctrl + P và xác nhận dải màu xám bên phải đã biến mất trong bản xem trước.

 

Dải xám vẫn còn? Tại mục File → Print, hãy mở menu thả xuống của tùy chọn cài đặt đầu tiên (thường ghi là Print All Pages) và bỏ chọn Print Markup. Sử dụng cách này khi bạn muốn có một bản in sạch; chỉ nên bật Print Markup khi người đánh giá cần xem các nhận xét trên giấy.

 

Làm cách nào để xóa các hộp màu xám khi in biểu mẫu Word?

Các trường văn bản cũ, hộp kiểm và danh sách thả xuống thường hiển thị phần tô bóng màu xám để tác giả có thể nhận ra các vị trí cần điền thông tin. Việc tô bóng đó là một công cụ hỗ trợ hiển thị - và nhiều người dùng muốn tắt tính năng này trước khi in hoặc dán sang một hệ thống khác.

1. Hiển thị thẻ Developer nếu cần (File → Options → Customize Ribbon → chọn Developer).

2. Trên thẻ Developer, mở mục Legacy Tools.

3. Nhấp vào Form Field Shading để tắt phần tô xám.

4. Đồng thời kiểm tra mục File → Options → Advanced → Show document content → Field shading. Ưu tiên chọn When selected hoặc Never nếu các trường dữ liệu luôn hiển thị màu xám trên màn hình.

 

Lưu ý: Phần tô bóng trường dữ liệu (Field shading) thường không xuất hiện khi in ngay cả khi bạn thấy nó trên màn hình. Nếu bản Print Preview đã sạch, bạn có thể chỉ cần thay đổi cài đặt trên màn hình. Nếu màu xám vẫn xuất hiện trên giấy, hãy xóa tính năng Shading của đoạn văn/ô (vào Home → Borders and Shading) đang được áp dụng dưới dạng màu nền thực tế.

Hình chữ nhật màu xám xuất hiện trên mọi trang trong Word

Một khối màu xám có viền cứng lặp đi lặp lại trên mọi trang thường là một đối tượng vẽ được neo trong phần header (thường gặp sau quá trình dịch thuật hoặc sử dụng template) - chứ không phải là nhận xét.

1. Nhấp đúp vào đầu trang bất kỳ để mở phần header.

2. Nhấp vào hình chữ nhật màu xám cho đến khi các điểm điều khiển vùng chọn xuất hiện.

3. Nhấn phím Delete.

4. Đóng header. Nếu văn bản chính vẫn bị dồn sang trái, hãy mở cài đặt Paragraph và đặt Right indent về 0 (kiểm tra lại thiết lập style và đoạn văn bản hiện tại).

 

Các hộp màu xám chỉ xuất hiện khi in hoặc khi xuất ra PDF

Nếu chế độ xem chỉnh sửa trông vẫn bình thường nhưng trong Print Preview hoặc bản PDF lại xuất hiện các hộp màu xám rải rác gần logo, phần chân trang (footer) hoặc bảng biểu - đặc biệt là trên máy Mac - hãy xử lý nó như một lỗi của quy trình in ấn:

• Mac + các phiên bản macOS Sonoma đầu tiên: cập nhật macOS (phiên bản 14.1 trở lên đã sửa được nhiều lỗi liên quan đến hộp màu xám khi in/xuất PDF trong Word) và cập nhật Microsoft 365.

• Khung giữ chỗ hình ảnh (Picture placeholders): Vào mục File → Options → Advanced → bỏ chọn Show picture placeholders.

• Dấu đầu dòng in ra dưới dạng hộp trống/đen: thường là lỗi hiển thị Ký hiệu/phông chữ trên máy Mac — hãy thay đổi phông chữ của dấu đầu dòng hoặc cập nhật hệ điều hành, sau đó in lại.

• Kiểm tra nhanh: Lưu dưới dạng PDF từ một PC khác hoặc in từ Word Online / OneDrive, để xem liệu trình điều khiển/hệ điều hành cục bộ có phải là nguyên nhân gây lỗi hay không.

Danh sách kiểm tra nhanh trước khi bạn in lại

• Dải mờ bên phải → Markup Area Highlight / Print Markup

• Nền xám bên trong các ô trống của biểu mẫu → Form Field Shading / Field shading

• Hình chữ nhật đặc trên mọi trang → hình khối trong header → Nhấn Delete

• Chỉ xuất hiện trên bản In/PDF → Cập nhật hệ điều hành/Word, khung giữ chỗ hình ảnh, lỗi phông chữ/dấu đầu dòng

• Màu xám thực sự phía sau văn bản → Home → Borders and Shading → No Color (áp dụng cho Text hoặc Paragraph)

Một tùy chọn khác: mở cùng một tệp đó trong WPS Writer

Bạn đã sửa xong trong Microsoft Word? Vậy là bạn đã hoàn tất. Nếu bạn sử dụng WPS Office, hãy mở tệp .docx bằng WPS Writer, kiểm tra Print Preview xem có phần tô bóng hay đối tượng header nào còn sót lại không, xóa mọi màu nền mà bạn không muốn, sau đó tiến hành in ở tỷ lệ 100%.

 

Bạn cần xem tổng quan đầy đủ về cách in trong Word? Xem cách in tài liệu trong Word.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao lại có dải màu xám ở bên phải khi tôi in tài liệu Word?

Word đang hiển thị vùng đánh dấu cho các nhận xét hoặc các thay đổi được theo dõi. Bỏ chọn Markup Area Highlight trong Review → Show Markup, hoặc bỏ chọn Print Markup trong File → Print.

Làm cách nào để xóa các hộp màu xám khi in biểu mẫu Word?

Trên thẻ Developer, mở Legacy Tools và nhấp vào Form Field Shading. Đồng thời cài đặt Field shading trong mục File → Options → Advanced thành When selected hoặc Never.

Các hộp màu xám của trường biểu mẫu có in ra không?

Thường là không — chúng chỉ là một công cụ hỗ trợ trên màn hình. Hãy kiểm tra Print Preview. Nếu màu xám vẫn được in ra, hãy xóa phần tô bóng (shading) của đoạn văn bản hoặc ô thực tế, chứ không chỉ tắt mỗi tính năng tô bóng trường dữ liệu.

Làm thế nào để tôi xóa hình chữ nhật màu xám xuất hiện trên mọi trang?

Nhấp đúp vào header, chọn hình chữ nhật (tìm các điểm điều khiển ở góc), nhấn Delete, sau đó xóa mọi thiết lập thụt lề phải (right indent) còn sót lại trên phần văn bản chính.

Các hộp màu xám chỉ xuất hiện khi tôi xuất ra file PDF hoặc in trên máy Mac — phải làm sao?

Cập nhật macOS và Word (các bản dựng Sonoma đầu tiên đã gây ra lỗi hộp màu xám khi in/xuất PDF). Bỏ chọn các khung giữ chỗ hình ảnh (picture placeholders) và nếu dấu đầu dòng biến thành các hộp, hãy thay đổi phông chữ dấu đầu dòng hoặc tiến hành in lại sau khi đã cập nhật hệ điều hành.

"Grey box" có giống với "gray box" trong Word không?

Có. Người viết theo kiểu Mỹ thường viết là gray; cách khắc phục cho cả hai là hoàn toàn giống nhau.

Tóm tắt

Để khắc phục lỗi hộp màu xám khi in trong Word, hãy xác định dạng lỗi: dải đánh dấu → tắt Markup Area Highlight hoặc Print Markup; màu xám ở biểu mẫu → Form Field Shading / Field shading; hình chữ nhật lặp lại → xóa nó khỏi header; hộp chỉ xuất hiện khi in → cập nhật Mac/Word và kiểm tra các khung giữ chỗ hình ảnh. Hãy kiểm tra bằng Print Preview trước khi in lại. Chỉ mở cùng một tệp đó trong WPS Writer nếu bạn đã quen làm việc với WPS và muốn kiểm tra trước khi in thêm một lần nữa.

Tải xuống Office miễn phí

• Sử dụng Word, Excel và PPT MIỄN PHÍ, Không chứa Quảng cáo.

• Chỉnh sửa tệp PDF với bộ công cụ PDF mạnh mẽ.

• Giao diện giống Microsoft. Dễ làm quen. Tương thích 100%.

• Nâng cao năng suất làm việc của bạn với vô số mẫu Word, Excel, PPT và CV miễn phí từ WPS.

Tải xuống miễn phí

An toàn 100%

Lê Minh Tuấn